Surat Dinas

Pengertian Surat Dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi.

 Ciri-ciri surat dinas:                                                      
1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu   

Fungsi Surat Dinas

Surat dinas memiliki fungsi dan kedudukan yang sangat penting dalam administrasi sebuah instansi pemerintah, diantaranya yaitu:

1. Dokumen tertulis
2. Pedoman kerja, serta panduan dalam membuat keputusan/kebijakan berikutnya.
3. Reminder (pengingat) atau arsip jika suatu saat diperlukan
4. Bukti historis, sebagai gambaran perkembangan instansi yang bisa dilihat suatu saat nanti

 Tata Cara Penulisan Surat Dinas

1. Kepala Surat
Disebut kepala surat karena letaknya berada di bagian paling atas dari sistematika surat dinas. Biasanya memuat nama instansi/organisasi, alamat, nomor telepon, faks, kode pos dan logo (jika ada) yang ditulis di tengah-tengah bagian kertas.

2. Tanggal Surat
Tanggal surat tidak didahului dengan nama kota karena informasi tentang nama kota sudah tercantum di dalam kepala surat. Tanggal surat harus ditulis dengan lengkap mencakup tanggal, bulan, dan tahun.

3. Nomor, Lampiran, Perihal

a) Nomor Surat
Nomor surat untuk setiap instansi/organisasi berbeda-beda sesuai dengan ciri/identitas kantor tersebut. Umumnya memuat nomor surat keluar, singkatan nama instansi/organisasi, bulan, dan tahun.

b)  Lampiran
Penulisan kata lampiran harus ditulis dengan lengkap. Namun, jika sebuah surat tidak memiliki lampiran maka kata lampiran tidak perlu ditulis.

c)Perihal
Perihal berisi topik sebuah surat, seperti undangan, permohonan, dan edaran. Penulisan perihal tidak disingkat karena bukan singkatan.

4. Alamat yang dituju        

Aturan penulisan alamat tujuan surat :

1. Tidak perlu menggunakan kata ‘kepada’ tetapi langsung menggunakan kata ‘Yang Terhormat’ (penulisannya boleh disingkat [Yth.]
2. Tidakperlumenggunakan kata sapaan ‘Bapak atau Ibu’ jika yang dituju adalah nama jabatan seperti bupati, camat, direktur, kepala desa, dsb.
3. Tetapi jika yang ditujuan adalah nama individunya maka boleh ditambahi dengan kata sapaan ‘bapak’ atau ‘ibu’ atau ‘saudara’
4. Kata jalan tidak boleh disingkat. Jika setelah nama jalan dan nomor maka tidak perlu diberi tulisan ‘nomor’.
5. Sebelum nama kotatidak perlu diberi kata ‘di’.

5. Alinea pembuka
Alinea pembuka biasanya didahului dengan salam pembuka, seperti dengan hormat atau assalamu ‘alaikum wr. wb. Alinea pembuka diakhiri dengan tanda koma. Untuk alinea pembuka, disesuaikan dengan isi atau hal surat.

6. Alinea isi
Alinea isi berisi inti surat yang disampaikan. Isi surat dinas harus jelas, efektif, bahasanya lugas, dan tidak bertele-tele.

7. Alinea penutup
Alinea penutup merupakan simpulan isi surat, biasanya berupa harapan, penegasan, atau ucapan terima kasih. Penutup surat sebaiknya langsung menyapa si penerima surat dengan ucapan Saudara, Bapak, atau Anda. Setelah alinea penutup, diakhiri dengan salam penutup yang disesuaikan dengan salam pembuka.

8. Identitas penulis surat
Identitas penulis harus dicantumkan sebagai pertanggungjawaban penulis/pengirim surat. Umumnya memuat nama instansi, nama pejabat, nama jabatan, dan Nomor Induk Pegawai (NIP).

9. Tembusan
Pencantuman tembusan berarti bahwa surat tersebut juga dikirimkan kepada nama yang tertera di sana agar nama tersebut mengetahui perihal surat tersebut.