Pengertian, Tujuan, dan Manfaat Tata Ruang Kantor

A.    Pengertian
Penataan kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci dari sebuah ruang untuk penggunaan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang sehemat-hematnya.
Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebagainya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :

• Menurut George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie menyatakan “Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak” (1988:200).
• Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan “Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alt perlengkapan pada luas lantai yang tersedia” (1956:117).

Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162).

B.     Tujuan Tata Ruang Kantor
Dengan penggunaan ruang yang baik proses alur pekerjaan yang efektif dan efesien, maka tujuan tata ruang kantor adalah sebagai berikut.

1. The Liang Gie

• Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin.
• Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar
• Kesehatan dan kepuasaan bekerja para pegawai dapat terpelihara
• Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan
• Seluruh ruang dipergunakan secara efesien untuk keperluan pekerjaan
• Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut
• Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan

     2.  Geofrey Mills dan Standingford
Dua orang ahli dari Inggris menegaskan bahwa tujuan tata ruang kantor yang baik bagi suatu kantor adalah :
·         Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi
·         Setiap ruangan dipergunakan sehingga bermanfaat besar
·         Kondisi kerja yang baik disediakan bagi setiap orang
·         Memudahkan pengawasan untuk dapat melihat staf yang bekerja
·         Rasa memiliki dan loyalitas pada kelompok kerja terpelihara
·         Komunikasi  dan arus kerja diperlancar
·         Operasi yang bising dan mengganggu dipisahkan tersendiri
·         Saling mengganggu antar pegawai dihindarkan
·         Menyediakan pelayanan yang baik, misalnya listrik, telepon
·         Memberikan keamanan
Dengan memperhatikan gedung yang ada, tujuan tata ruang kantor adalah :

• Menggunakan ruangan yang ada guna dimanfaatkan untuk faedah ekonomis yang besar. Setiap meter persegi, sudut, atau tengah ruangan seluruhnya bermanfaat.
• Memudahkan pengawasan manajer terhadap para staf yang sedang bekerja.
• Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.
• Memberikan kepuasan dan kenyamanan kerja.

Dapat disimpulkan bahwa tujuan tata ruang kantor :

1. Memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan digunakan secara efesien untuk keperluan pekerjan
2. Menambah semangat kerja pegawai
3. Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang datang mengunjungi kantor
4. Mempermudah pengawasan

C.    Manfaat Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut :
1.      mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif.
2.      Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai.
3.      Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan.
4.      Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada.
5.      Meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
6.      Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel.