Fungsi Surat

Surat di nilai efektif bila apa yang disampaikan penulis kepada penerima sejalan atau sesuai dengan kehendak pengirim. Maka isi surat harus jelas, mudah dimengerti dan dipahami pihak penerima sehingga tidak menimbulkan salah paham dan keraguan dari pihak penerima.

Surat mempunyai beberapa fungsi antara lain sebagai berikut:

a)      Alat tata usaha
b)      Media komunikasi
c)      Duta atau wakil penulis
d)     Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian
e)      Alat pengingat atau berpikir misalnya surat yang telah diarsipkan.

a.   Surat sebagai Dokumen Tertulis

Surat sebagai dokumen tertulis dipergunakan bila terjadi perselisihan antar kantor-kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi. Bila dipergunakan untuk hal-hal yang telah terlupakan atau telah lama, surat dipakai untuk alat pengingat. Sedangkan surat bisa dijadikan bukti historis, yaitu dipergunakan sebagai bahan riset.

b.    Surat sebagai Duta/Wakil

Surat sebagai duta artinya surat menjadi wakil secara tertulis dari organisasi, instansi, ataupun perusahaan, misalnya bila perusahaan akan memesan barang, cukup dengan menulis surat pesanan untuk dikirim kepada perusahaan penjual atau dalam hal lamaran pekerjaan seorang pelamar kerja cukup dengan melayangkan srbuah surat lamaran pekerjaan kepada sebuah perusahaan atau instansi.

c.     Surat sebagai Otak Tata Usaha

Penyusunan surat sebagai salah satu pekerjaan kantor mempunyai cirri-ciri yang tidak berbeda dengan pekerjaan kantor lainnya, yaitu tidak berdiri sendiri melainkan erat kaitannya dengan banyak jenis kegiatan yang lain. Pada kantor yang besar umumnya telah digariskan prosedur yang tetap dalam melakukan aktivitas korespondensi, seperti konseptor, bagian pengecekan, pengetikan dan lain-lain.

d.      Surat sebagai Media Komunikasi

Komunikasi dipandang efektif apabila apa yang dikomunikasikan itu sampai ke tujuan sesuai dengan sumbernya. Surat sebagai alat komunikasi tertulis harus pula efektif, artinya dapat mencapai tujuannya maka surat harus ditulis dengan jelas dan terang apa yang dimakasud

Suatu surat yang tidak jelas dan tidak terang maksudnya akan mengakiatkan:

1)     Si penerima surat tidak mengerti maksudnya
2)      Keragu-raguannya bagi penerima, dan
3)     Apa yang dinyatakan atau dikehendaki mungkin tidak akan mendapat jawaban sebagaimana mestinya.

e.     Surat sebagai Barometer Kemajuan Kantor

Kegiatan yang dilakukan oleh kantor pemerintah atau swasta tidak akan dapat berjalan dan berkembang dengan baik tanpa mengadakan hubungan atau komunikasi antara sesamanya ataupun dengan pihak luar. Adapun pentingnya komunikasi itu tidak lain sebagai alat untuk memungkinkan terjadinya hubungan kerjasama yang baik dalam menyelesaikan pekerjaan kantor secara efektif.

Akibat gangguan-gangguan tersebut terhadap proses komunikasi dapat berupa :

a)      Informasi yang disampaikan tidak diterima atau terlambat datang di tempat tujuan
b)      Informasi tersebut tidak dipahami oleh pihak penerima
c)      Penerima salah menafsirkan akibatnya jadi salah mengambil keputusan, dan
d)     Informasi tidak ditanggapi sebagaimana mestinya.