Peranan Surat-Menyurat sebagai Alat Komunikasi Tulis & Tujuan Penulisan Surat

Peranan Surat-Menyurat sebagai Alat Komunikasi Tulis

Sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak satu ke pihak yang lain dinamakan surat. Informasi di sini dapat berupa pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, saran-saran, dan sebagainya atas nama pribadi, jabatan dalam sebuah organisasi, instansi dan perusahaan informal.

Banyak orang beranggapan surat adalah utusan atau duta organisasi pengirim surat. Kelebihan surat sebagai alat komunikasi dibandingkan dengan yang lain adalah sebagai berikut:

1. Surat dapat dijadikan bukti otentik karena jelas ada tanda tangan dan cap perusahaan/instansi.
2. Surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi secara panjang lebar, terperinci, dan terurai.
3. Surat lebih dapat menyimpan rahasia dibandingkan dengan telepon yang mungkin dapat disadap oleh orang lain.
4. Setiap kata-kata dan kalimat dalam penyampaian berita dengan surat bisa diperkirakan dengan seksama untuk menghilangkan perasaan yang tidak enak.
5. Surat lebih efektif karena informasi itu asli sesuai dengan sumbernya.

Tujuan Penulisan Surat

Surat merupakan tolak ukur keberhasilan dan kemajuan suatu instansi atau organisasi. Setiap kegiatan yang dilakukan olek setiap orang atau organisasi pasti mempunyai tujuan, demikian juga dengan penulisan surat mempunyai tujuan-tujuan tertentu sebagai berikut:

1. Ingin menyampaikan informasi kepada pihak lain
2. Ingin mendapat balasan/tanggapan dari penerima/pihak yang dikirim tentang informasi yang disampaikan tersebut.
3. Memperlancar arus informasi sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah tangkap