Penyimpanan dan penemuan kembali Arsip serta sistem Arsip

PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP
Perlengkapan yang penting yang sangat diperlukan untuk menyimpan arsip, yaitu

• Lemari arsip

1. Filling cabinet —à untuk menyimpan arsip secara vertikal
2. Lateral filling cabinet
3. Tanda Batas (guide card = sekat petunjuk)

Jika surat dalam map disimpan dalam lemari tanpa sandaran

• Map arsip (folder)

SISTEM KEARSIPAN
Pada dasarnya kearsipan atau filling adalah kegiatan penyusunan dokumen, warkat dan arsip pada tempat yang telah ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.

Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu :

1) Kearsipan sistem abjad (Alphabetic Filling System)
2) Kearsipan sistem Subjeck ( Subjeck filling system )
3) Kearsipan sistem, wilayah ( Geographic Filling system)
4) Kearsipan sistem nomor ( Numeric filling system)
5) Kearsipan sistem tanggal (chronological filling system)

Kearsipan Sistem abjad
Sistem abjad yaitu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Sistem ini dapat menggunakan abjad nama orang, organisasi / kantor.
Kearsipan sistem subjek
Dalam sistem ini semua naskah / dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan pokok soal/masalah
Kearsipan Sistem wilayah
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah / daerah, seperti nama negara, propinsi, kabupaten, kecamatan dsb.
Kearsipan Sistem Nomor
Sistem nomor / angka disebut juga kode klasfikasi persepuluhan. Yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan oleh unit yang bersangkutan.
Kearsipan Sistem Tanggal
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan, dan tanggal. Petunjuk pokoknya adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal.

Contoh : – Kode 260190 menyatakan tanggal 26, bulan Januari, tahun 1990. atau sebaliknya. 900126 menyatakan tahun 1990, bulan Januari, tanggal 26