Pengertian surat, Dasar-dasar surat menyurat, Tujuan menulis surat, dan Fungsi surat

• Pengertian Surat 

          Menurut kamus besar Bahasa Indonesia, edisi kedua cetakan ketiga tahun 1994, kata surat mempunyai arti kertas dan sebagainya sebagai tanda atau keterangan, atas sesuatu yang ditulis, pengertian surat seperti ini merupakan pengertian surat secara umum. sedangkan, pengertian surat dalam lingkup administasi ialah suatu alat komunikasi untuk menyampaikan informasi atau warta secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lain. Surat ini dapat digunakan untuk menyampaikan informasi yang sifatnya pribadi atau kepentingan kantor. Secara pribadi orang lebih banyak menggunakan surat sebagai alat komunikasi bila dibanding menggunakan alat komunikasi lain, seperti telepon, telegram, atau telex. Apalagi untuk kepentingan dinas yang semuanya membutuhkan bukti hitam diatas putih atau tertulis sebagai arsip.
        Pada masa sekarang ini, banyak orang yang pekerjaannya menangani kegiatan surat-menyurat atau tulis-menulis, seperti orang yang bekerja pada sebuah kantor atau orang yang bekerja sebagai kuli tinta. kegiatan tersebut dilakukan secara terus-menerus setiap mereka melakukan pekerjaan. kegiatan surat-menyurat yang dilakukan secara terus-menerus tersebut disebut korespondensi. Sedangkan, orang yang melakukannya disebut koresponden.

• Dasar - dasar Surat-menyurat sebagai alat komunikasi

         Semua pekerjaan harus diklasifikasikan perbidang kegiatannya. Bidang-bidang kegiatan kantor dalam penanganan surat dapat dibedakan menjadi 4 bagian, yaitu :
a. Bidang surat - menyurat (korespondensi)
    Ialah bagian kantor yang menangani pembuatan konsep surat
b. Bidang pengetikan (typing)
    Ialah bagian kantor yang menangani pengetikan konsep surat sampai menjadi surat yang siap untuk dikirim
    ke alamat yang dituju.
c. Bidang pengurusan surat (mail handling)
    Ialah bagian kantor yang menangani surat-surat masuk dan keluar
d. Bidang kearsipan (filing)
    Ialah bagian kantor yang menangani penyimpanan dan menemukan kembali surat atau warkat apabila
    suatu saat dibutuhkan

• Tujuan menulis surat

1. menyampaikan informasi
2. menyampaikan maksud dan tujuan sesuai isi hati penulis
3. mempercepat cara berkomunikasi
4. menghemat baik waktu, biaya, maupun tenaga

• Fungsi surat

1. sebagai alat penghubung secara tertulis
2. sebagai bukti hitam diatas putih yang mempunyai kekuatan hukum
3. sebagai alat pengingat, bila sewaktu-waktu dibutuhkan. seperti arsip
4. sebagai bukti sejarah (historis), untuk bahan riset
5. sebagai bahan dokumentasi
6. sebagai duta atau wakil dari seseorang atau instansi
7. sebagai jaminan keamanan dalam melakukan aktivitas
8. sebagai barometer maju mundurnya suatu kantor
9. sebagai media dalam berkomunikasi