Jenis-Jenis Layanan Telepon Keluar

Seorang operator telepon, resepsionis, dan sekretaris, selain harus mempunyai kemampuan dan keterampilan berkomunikasi, juga harus memiliki pengetahuan tentang jenis-jenis layanan dalam bertelepon, antara lain sebagai berikut.

1. On Line, yaitu suatu keadaan di mana telepon yang dituju sedang dipakai. Biasanya yang mengatakan on line adalah operator atau resepsionis.
2. Collect Call/Transferred Charge Calls, yaitu percakapan telepon yang diminta seseorang di mana pembayaran pulsa teleponnya dibebankan kepada penerima telepon atau kepada pemilik nomor telepon yang dituju.
3. Long Distance Calls, sering juga disebut hubungan interlokal, yaitu percakapan telepon dengan tujuan ke kota/wilayah lain tetapi masih dalam satu negara,
4. City Calls, biasa disebut hubungan lokal, yaitu percakapan telepon yang dilakukan dari satu tempat ke tempat lain dalam satu kota/wilayah.
5. Personal Calls, yaitu kegiatan menelepon melalui operator telepon, di mana telepon hanya bisa disambungkan kepadanya bila orang yang dituju ada, dicatat sebagai beban biaya pribadi.
6. SLI (Sambungan Langsung Internasional), yaitu hubungan telepon ke luar negeri. Contoh : dari Indonesia ke Singapura. Caranya: tekan 001-tekan kode negara-tekan kode wilayah-tekan nomor yang dituju.
7. SLJJ (Sambungan Langsung Jarak Jauh), yaitu hubungan telepon jarak jauh. Caranya : Putar atau tekan nomor 100, setelah operator menjawab, segera sebutkan nomor telepon anda, sebutkan nama kantor anda, sebutkan nama kota dan nomor telepon yang dituju, sebutkan jenis permintaan yang dikehendaki, biasa atau segera.
8. International Direct Dial Calls (IDD Calls), biasa disebut hubungan internasional atau overseas call, yaitu permintaan percakapan telepon jarak jauh antarnegara (dari satu negara ke negara lain) dengan memutar nomor awalan internasional, kode negara, dan nomor regional negara yang dituju. Hubungan ini dilakukan melalui operator telepon.
9. Extension/Interline, yaitu menelepon dengan menggunakan nomor extension, yaitu sambungan telepon dari luar perusahaan/instansi ke nomor telepon yang terdapat di dalam perusahaan /instansi. Misalnya : ada telepon masuk meminta disambungkan ke bagian lain dengan nomor extension 234.
10. Direct Line, yaitu percakapan telepon yang dilakukan seseorang dari luar perusahaan tanpa melalui operator telepon. Penelepon langsung dapat memutar nomor telepon yang dituju.
11. House Phone, yaitu suatu fasilitas telepon yang disediakan untuk tamu, biasanya di lobi hotel. Gunanya agar para tamu dapat menghubungi langsung nomor telepon yang ada di dalam hotel tersebut. Misalnya: menelepon ke nomor kamar tamu yang dituju.
12. Incoming Calls, yaitu menerima sambungan telepon dari luar perusahaan melalui operator telepon perusahaan. Jika ada Incoming Call, tombol saluran akan menyala, lalu tekan dan tanyakan ingin berbicara dengan siapa. Setelah mendapat jawaban, segera sambungkan ke nomor yang dituju.
13. Out Calls, yaitu sambungan telepon dari dalam kantor ke luar kantor.
14. Toll Free Calls, yaitu percakapan telepon di luar atau di dalam negeri dengan sistem pelayanan otomatis, di mana biayanya ditanggung/dibebankan pada orang yang dipanggil. Toll Free Calls, ini biasanya digunakan di lingkungan bisnis.
15. Person to Person Calls, yaitu permintaan percakapan telepon dengan pesan agar disambungkan ke orang tertentu.
16. Department To Department, yaitu sambungan telepon yang terjadi di lingkungan/di dalam perusahaan, antara departemen satu dengan departemen lain.
17. Fixed Time Calls, yaitu fasilitas untuk dihubungkan dengan orang tertentu pada waktu yang telah ditentukan. Fasilitas ini dapat digunakan jika sebelumnya anda telah mendaftarkan diri ke operator telepon.

Pengertian Telepon

Sejalan dengan perkembangan saat ini, khususnya di bidang teknologi informasi, kehadiran pesawat telepon telah mengambil peran sangat penting. Telepon telah mampu menciptakan terobosan dan peluang baru dalam interaksi antar sesama umat manusia di seluruh dunia termasuk dalam perkembangan dan peningkatan dunia usaha.

Telepon sebagai alat komunikasi langsung jarak jauh yang cepat dalam menerima dan menyampaikan pesan, telah banyak digunakan manusia dalam seluruh aspek kehidupannya. Saat ini, hampir di setiap rumah tinggal paling tidak memiliki 1 pesawat telepon. Kantor pemerintah maupun swasta pasti memiliki minimal 1 buah pesawat telepon. Para pimpinan perusahaan besar, menengah,,kecil, para eksekutifnya, hingga karyawan level bawah memiliki 1 telepon genggam yang dibawa ke mana pun mereka pergi. Terlihat bahwa pesawat telepon telah menjadi alat yang penting untuk berkomunikasi.

Mengapa anda menggunakan telepon dalam berkomunikasi? Sebagian besar orang akan menjawab, bahwa komunikasi melalui telepon menghemat waktu. Memang dari segi waktu dan kemungkinan biaya, bertelepon akan lebih efisien dan efektif dibandingkan menemui orang secara langsung, apalagi menyangkut hal-hal penting yang harus segera diselesaikan.

Kata telepon berasal dari kata tele yang berarti "jauh", dan phone yang berarti "bunyi".
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, pengertian telepon adalah sebagai berikut.

• Pesawat dengan listrik dan kawat untuk bercakap=cakap antara dua orang yang berjauhan tempatnya.
• Percakapan yang disampaikan dengan pesawat tersebut.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, telepon adalah penyampaian warta dari satu pihak kepada pihak lain di dalam organisasi sendiri ataupun ke luar kantor (atau ke luar kota yang jauh jaraknya) dengan memakai peralatan yang meneruskan suara pembicaraan langsung dari kedua belah pihak.

Dari pengertian diatas, dapat disimpulkan pengertian telepon dilihat dari dua segi, yaitu dari segi wujud dan material/harga, serta dari segi kegiatannya.

• Dari segi wujud dan material/harga, telepon adalah alat/sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan warta dari satu pihak kepada pihak lain yang berjauhan jaraknya, baik secara internal (dalam satu kantor) maupun secara eksternal (di luar kantor/dengan pihak-pihak lain).
• Dari segi kegiatannya, telepon berarti berbicara atau bercakap-bercakap dengan pesawat telepon, baik itu menelepon maupun menerima telepon.

Dalam melakukan aktivitas bertelepon, hubungan telepon akan terjadi , apabila:

• Ada pihak yang menyampaikan berita melalui pesawat telepon,  yang disebut communicator atau komunikator
• Ada berita yang disampaikan, yang disebut message atau pesan
• Ada sarana yang digunakan untuk menyampaikan berita, yaitu pesawat telepon
• Ada pihak yang menerima berita melalui pesawat telepon, yang disebut communicant atau komunikan
• Ada tanggapan dari pihak penerima berita, yaitu disebut respons.

Tujuan Penataan Ruang Kantor

1. Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.
2. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.
3. Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang bekerja.
4. Memberikan kemudahan yang tinggi pada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja.
5. Menghindarkan diri dari kemungkinan saling mengganggu antara karyawan yang satu dan karyawan yang lainnya.
6. Mempergunakan segenap ruangan dengan baik, sehingga setiap meter persegi, sudut, atau tengah ruangan dapat dimanfaatkan untuk berbagai aktivitas pekerjaan kantor.
7. Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh, dan mengganggu, dan pekerjaan sunyi.
8. Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari para relasi dan tamu yang datang.
9. Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak terpendek.

Macam-Macam Personel Kantor

Ada empat macam Personel Kantor diantaranya :

• Administrator (Kepala Administrasi)

Orang-orang yang menentukan tujuan dan kebijaksanaan, memberikan garis-garis besar yang akan digunakan sebagai pedoman pokok dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan guna mencapai tujuan organisasi.

• Manajer (Pimpinan Pelaksana Kerja)

Orang-orang yang memimpin penyelenggaraan kerja, menggerakkan orang lain, mendayagunakan uang, mesin, alat-alat dan sarana lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

• Staf (Pembantu Ahli)

Mereka yang karena keahlian dan kecakapannya serta kemampuannya dalam bidang-bidang tertentu, bertugas membantu administrator dan manajer dalam kegiatannya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

• Worker (Pegawai atau Pekerja)

Mereka yang secara langsung digerakkan oleh manajer untuk bertindak sebagai pelaksana yang akan menyelenggarakan pekerjaan, sehingga menghasilkan karya-karya dalam usaha pencapaian tujuan organisasi.