Arsip Dan Kearsipan

A.    Arsip dan Kearsipan

1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

B.    Jenis-jenis Arsip
1.     Jenis-jenis arsip berdasar frekuensi penggunaannya

a. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Arsip dinamis dibedakan menjadi dua, yaitu:
1)    Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
2)    Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

b. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

2.     Jenis-jenis arsip berdasar medianya
a. Arsip konvensional adalah arsip yang berbasis kertas. Contohnya adalah: SK, sertifikat, piagam, dll
b. Arsip audio visual atau arsip pandang dengar adalah arsip yang dapat dilihat dan/atau didengar dengan menggunakan peralatan khusus yang memiliki bentuk fisik beraneka ragam tergantung pada media teknologi yang digunakan pada saat penciptaannya.

Arsip audio visual meliputi:
1) arsip citra statis atau foto;
2) arsip citra bergerak yaitu film, microfilm, video, dan video compact disc (VCD)/digital video disc (DVD)/liquid crystal display (LCD);
3) Arsip rekaman suara yaitu kaset dan compact disc (CD);
4) Arsip kartografi/peta dan kearsitekturan/gambar konstruksi bangunan; dan
5) media lain sesuai dengan perkembangan teknologi penciptaannya.

c.     Arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan, digunakan, dan dipelihara sebagai bukti transaksi, aktifitas dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah dengan sistem komputer.
Penciptaan arsip elektronik dapat berasal dari hasil alih-media, naskah dinas elektronik (E-mail), website internet, basis data, dokumen multimedia, dan lain- lain.

C.    Azas Penyelenggaraan Kearsipan
Di antara aza-azas penyelenggaraan kearsipan adalah sebagai berikut:

1. kepastian hukum;
2. keautentikan dan keterpercayaan;
3. keutuhan;
4. asal usul (principle of provenance);
5. aturan asli (principle of original order);
6. keamanan dan keselamatan;
7. keprofesionalan;
8. keresponsifan;
9. keantisipatifan;
10. kepartisipatifan;
11. akuntabilitas;
12. kemanfaatan;
13. aksesibilitas; dan
14. kepentingan umum.

D.    Peran arsip bagi organisasi:

• Bahan perencanaan

Setiap organisasi membutuhkan perencanaan, baik dalam hal tata kerja, keuangan, staffing, maupun hal-hal lainnya. Sebagai contoh arsip sebagai perencanaan adalah proposal dan laporan hasil kerja. Proposal dan laporan hasil kerja suatu periode dapat digunakan sebagai acuan program kerja periode berikutnya.

• Penyelamatan aset  

Arsip dapat digunakan sebagai penyelamat aset suatu organisasi. Dengan adanya arsip kepemilikan, maka aset organisasi dapat diselamatkan. Sebagai contoh adalah keberadaan sertifikat kepemilikan dan surat dan warkat lainnya.

• Perlindungan Hak atas Kekayaan Intelektual

Kekayaan intelektual merupakan hal yang harus dipertahankan agar tidak diklaim oleh pihak lain. Sebagai contoh arsip ini adalah sertifikat hak cipta suatu produk.

• Penyelesaian sengketa/kasus

Banyak sengketa tanah atau gedung terjadi karena pihak-pihak yang bersangkutan merasa memiliki sesuatu yang sama. Di mata hukum, pihak yang memiliki bukti lah yang dapat memperoleh hak-haknya.

• Perlindungan wilayah

 Wilayah kekuasaan suatu institusi sering kali menjadi perebutan dengan institusi lain. Hal ini karena organisasi tidak mampu menunjukkan warkat yang merupakan bukti kepemilikan wilayah tersebut.

• Membangun citra

Untuk mempromosikan sesuatu, sebuah organisasi tidak selalu harus menunjukkannya dengan kata-kata. Sebuah organisasi cukup menunjukkan arsip foto atau sertifikat penghargaan yang dimilikinya. Sebagai contoh: jika suatu sekolah ingin menunjukkan lingkungan belajar yang bersih dalam brosur bagi calon mahasiswa, maka sekolah itu tidak harus menuliskan kata-kata, namun cukup melampirkan kondisi lingkungan sekolah dengan foto. Foto dapat menggambarkan kondisi yang lebih lengkap daripada kata-kata.

• Menanamkan nilai

Generasi suatu organisasi selalu berlanjut dan berganti. Untuk menanamkan nilai pada generasi baru, maka sebuah organisasi dapat menunjukkannya dengan naskah-naskah keberhasilan di masa lalu. Sebagai contoh: Suatu perguruan tinggi dapat menunjukkan foto-foto KKN di masa lalu yang luar biasa, sehingga mahasiswa yang akan melaksanakan KKN sekarang mempunyai gambaran tentang keberhasilan di masa lampau.

• Bahan pengambilan keputusan

Ada kalanya suatu keputusan membutuhkan berbagai pertimbangan. Dalam hal ini, arsip dapat digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan.

E.     Lembaga Kearsipan
Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
Lembaga Kearsipan di Indonesia meliputi:
1.     Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
2.     Arsip daerah provinsi
3.     Arsip daerah kabupaten/kota
4.     Arsip perguruan tinggi

Pengelolaan Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

A. RUANG LINGKUP PENGELOLAAN
Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan:
1.     andal;
2.     sistematis;
3.     utuh;
4.     menyeluruh; dan
5.     sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.

Pengelolaan arsip dinamis meliputi:
1.     penciptaan arsip;
2.     penggunaan dan pemeliharaan arsip; dan
3.     penyusutan arsip.
Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
(5) Pejabat atau orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya.

B.    PENGELOLAAN ARSIP AKTIF
Pengelolaan arsip aktif meliputi pengaturan tentang:
1.     pemberkasan;
Pemberkasan dilakukan berdasarkan sistem subjek. Sistem subjek merupakan pengelompokan arsip yang didasarkan atas subjek, sub subjek, dan sub-sub subjek.
Pengaturan dalam setiap subjek, sub subjek, dan sub-sub subjek dapat dilakukan menggunakan urutan abjad, tanggal, nomor, dan wilayah. Pemberkasan sistem subjek dilaksanakan berdasarkan pola klasifikasi arsip.

Pemberkasan arsip dilaksanakan dengan tahapan:
a. pemeriksaan; yaitu untuk mengetahui kelengkapan, kondisi fisik arsip, dan keterkaitan dengan arsip lain. Berkas yang tidak lengkap, rusak, atau tidak dalam satu kesatuan perlu dilengkapi, diperbaiki, atau digabungkan dengan berkas lain yang sudah tersimpan.
b. penyortiran; Penyortiran dilakukan untuk memilah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip yang lain.
c. penentuan indeks; Penentuan indeks dilakukan untuk menentukan nama jenis arsip atau kata tangkap (caption) atau kata kunci (keyword) sesuai dengan materi arsip. Indeks dapat berupa nama orang, nama organisasi, nama wilayah, nama benda, nomor, dan subjek atau masalah.
d. penentuan kode; Penentuan kode dilakukan berdasarkan kelompok subjek, sub subjek, dan sub-sub subjek yang berupa gabungan huruf dan angka.
e. pembuatan label; Pembuatan label dilaksanakan pada sekat penunjuk (guide), folder/map, dan peralatan penyimpan arsip lainnya dilaksanakan secara konsisten.
f. pembuatan tunjuk silang; Pembuatan tunjuk silang dilaksanakan untuk menghubungkan berkas yang satu dengan berkas lain yang memiliki keterkaitan informasi.
g. penempatan arsip. Penempatan arsip dilakukan sesuai dengan lokasi atau kelompok subjeknya.

2. penyimpanan dan pemeliharaan; Penyimpanan dan pemeliharaan arsip aktif oleh tata usaha unit pengolah dilaksanakan dalam file kabinet, lemari arsip, atau sarana lainnya pada pusat berkas (sentral file). Setiap pimpinan unit kerja dan pegawai wajib menyerahkan arsip aktif kepada tata usaha unit pengolah untuk dikelola di pusat berkas (sentral file).

3.Penggunaan dan layanan. Penggunaan arsip aktif hanya dilakukan oleh pegawai yang berhak untuk kepentingan dinas. Waktu pinjam/penggunaan arsip paling lama 5 (lima) hari kerja.

Prosedur layanan arsip dilakukan dengan tahapan:
1.     permintaan baik melalui lisan maupun tulisan;
2.     pencarian arsip di lokasi simpan;
3.     penggunaan tanda keluar;
4.     pencatatan;
5.     pengambilan atau pengiriman;
6.     pengendalian;
7.     pengembalian; dan
8.     penyimpanan kembali.

C.    PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF
Pengelolaan arsip inaktif meliputi pengaturan pusat arsip, deskripsi dan penataan, pemeliharaan, dan pelayanan. Arsip Inaktif disimpan di Records Center (Pusat Arsip organisasi).
 Arsip inaktif di pusat arsip dideskripsikan dan diolah untuk menghasilkan daftar arsip inaktif yang disimpan.
Daftar arsip inaktif disesuaikan dengan sistem dan pola penataan arsip inaktif.
Pola penataan arsip inaktif dilaksanakan sesuai dengan pola penataan aslinya (original order) di dalam boks arsip yang standar. Pola penataan arsip inaktif dalam boks arsip dilaksanakan berdasarkan asal unit kerja pencipta arsip dan nomor urut boks arsip.

 Pemeliharaan arsip inaktif pada pusat arsip dilaksanakan untuk menjamin arsip dapat digunakan dalam jangka waktu sesuai dengan jadwal retensi arsip. Pemeliharaan arsip inaktif dilaksanakan dengan cara menjaga kebersihan, keamanan, dan kelestarian arsip.
Ruangan arsip dalam jangka waktu tertentu dilaksanakan penyucihamaan atau fumigasi untuk menjamin arsip tidak terserang jamur, serangga dan hama penyakit. Penggunaan arsip inaktif hanya dilakukan oleh pegawai yang berhak untuk kepentingan dinas.
Waktu pinjam/penggunaan arsip inaktif paling lama 5 (lima) hari kerja.

Prosedur layanan arsip inaktif dilakukan dengan tahapan:
1.       permintaan baik melalui lisan maupun tulisan;
2.       pencarian arsip di lokasi simpan;
3.       penggunaan tanda keluar;
4.       pencatatan;
5.       pengambilan atau pengiriman;
6.       pengendalian;
7.       pengembalian; dan
8.       penyimpanan kembali.

Pengelolaan Arsip Statis

A.    Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Pengelolaan arsip statis adalah suatu rangkaian kegiatan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, penggunaan dan pembinaan ataspelaksanaan serah arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan.

B.    Pengelolaan Asip Statis
Pengelolaan arsip statis meliputi :
1.     pengumpulan;
Pengumpulan arsip statis dilaksanakan melalui kegiatan :
a. penilaian;
b. penataan;
c. pembuatan daftar arsip statis.
Pimpinan lembaga kearsipan melakukan penilaian terhadap arsip statis yang diserahkan dari lembaga-lembaga negara, badan-badan pemerintah baik pusat maupun daerah, perguruan tinggi, dan/atau yang diperoleh dari badan-badan swasta dan/atau perorangan.
Penilaian dilakukan terhadapkelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai informasi dari arsip statis bagi bukti pertanggungjawaban nasional.
2.   penyimpanan;
Penyimpanan arsip statis dilaksanakan sesuai dengan persyaratan tempat dan tata cara teknis penyimpanan arsip statis.
3.   perawatan;
Perawatan arsip statis dilaksanakan melalui kegiatan pencegahan dan restorasi terhadap terjadinya kerusakan.
Perawatan arsip statis melalui kegiatan pencegahan ditujukan terhadap kondisi fisik dan informasi yang dikandung dalam arsip statis.
Perawatan arsip statis melalui kegiatan restorasi. ditujukan terhadap kondisi fisik arsip statis yang mengalami kerusakan.
Kegiatan pencegahan dilakukan dengan :
a. menyeleksi dan membersihkan kondisi fisik arsip statis;
b. mendokumentasikan informasi yang dikandung dalam arsip statis;
c. mensterilkan dari perusak arsip;
d. merestorasi arsip statis, yang kondisi fisiknya mengalami kerusakan, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai kegiatan restorasi arsip statis;
e. menyimpan arsip statis, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai penyimpanan arsip statis;
f. mengontrol tempat penyimpanan dan kondisi fisik arsip statis secara berkala;
g. kegiatan lain yang diperlukan.
Kegiatan restorasi dilakukan dengan :
a. mencatat kerusakan kondisi fisik yang terjadi pada arsip statis;
b. menentukan metode dan rangkaian tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis yang mengalami kerusakan;
c. melaksanakan tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis sesuai
dengan metode dan rangkaian tindakan perbaikan
4.  penyelamatan;
Penyelamatan arsip statis dilaksanakan terhadap kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta informasi
yang dikandung dalam arsip statis.
5.  penggunaan;
Arsip statis digunakan untuk kepentingan kegiatan pemerintahan, enelitian, pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta penyebaran informasi.
6.       pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis, meliputi bidang :
a. arsip, baik dalam bentuk naskahnya maupun bentuk lainnya;
b. sumber daya manusia kearsipan;
c. sarana dan prasarana kearsipan.
Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis dilaksanakan melalui :
a. bimbingan;
b. konsultasi;
c. penyuluhan;
d. supervisi dan pemantauan;
e. pendidikan dan pelatihan;
f. kegiatan lain dalam rangka pembinaan.

Penilaian Arsip

A.      Gambaran Umum
Arsip sebagai bukti transaksi kegiatan organisasi akan menumpuk sejalan dengan bergeraknya roda organisasi. Jika organisasi berhenti atau tidak aktif maka akumulasi arsipnya pun tidak akan tumbuh. Untuk mengelola arsip yang tercipta diperlukan pemahaman terhadap khasanah arsip dan organisasi penciptanya, atau fungsi organisasinya. Dengan demikian akan membuat pemahaman arsip yang dimiliki suatu lembaga tertentu akan menjadi lebih mendekati kesempurnaan.

Penilaian arsip adalah proses menentukan jangka waktu simpan dan nasib akhir arsip dilihat dari aspek fungsi dan substansi informasinya serta karakteristik fisik/nilai intristiknya yang dilakukan melalui langkahlangkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit informasi.

Menilai arsip merupakan kegiatan yang bermuatan wawasan keilmuan, baik mengenai administrasi manajemen informasi maupun sejarah. Diperlukan pemahaman secara baik terhadap berbagai fungsi dalam suatu struktur organisasi dan bagaimana dari fungsi-fungsi tersebut berjalan sehinggatercipta arsip dan arsip bukti pelaksanaan kegiatan itu untuk kepentingan operasional atau untuk melestarikan bukti pertanggungjawaban nasional atau bukti sejarah.

Penilaian mencakup fungsinya dalam penyelesaian kegiatan, kualitas informasinya, pertimbangan biaya penyimpanannya dan implikasinya terhadap kebijakan instansi/lembaga pencipta arsip yang bersangkutan.
Konsep yang mendasari penilaian arsip adalah nilaiguna arsip. Nilaiguna tersebut ditentukan oleh pengguna arsip sejak arsip tersebut tercipta, baik oleh instansi penciptanya maupun oleh negara, sehingga dilakukan pemisahan antara nilaiguna primer dengan nilaiguna sekunder.

B.       Nilai Guna Arsip
Nilai Guna Arsip mencakup hal-hal berikut:

1. Nilaiguna Primer
Arsip bernilaiguna primer adalah arsip yang didasarkan pada kegunaannya dilihat dari kepentingan instansi/perusahaan pencipta arsip
Nilai guna primer mencakup:

• Nilai guna administrasi;

adalah nilai guna arsip yang kegunaannya dilihat dari tanggung jawab pelaksanaan tanggung jawab kedinasan lembaga/instansi pencipta.

• Nilai guna hukum;

Nilaiguna hukum berkaitan dengan tanggung jawab kewenangan yang berisikan buki-bukti kewajiban dan hak secara hukum baik bagi instansi penciptanya maupun warga negara dan pemerintah.

• Nilai guna fiskal/keuangan;

Nilai guna fiskal adalah arsip yang memiliki informasi yang menggambarkan bagaimana uang diperoleh, dibagikan, diawasi dan dibelanjakan.
Dengan kata lain nilai guna fiskal tidak hanya bertalian dengan transaksi keuangan. Arsip jenis ini dapat saja berupa arsip yang menunjukkan bagaimana pengeluaran direncanakan. Dapat juga berupa rencana anggaran belanja, pertanggungjawaban keuangan, pembukuan, laporan keuangan, laporan pemeriksaan keuangan, dan sebagaimana.
Nilaiguna fiskal akan berakhir jika transaksi finansialnya selesai dipertanggungjawabkan.

• Nilai guna ilmiah dan teknologi.

Nilaiguna ilmiah dan teknologi adalah nilaiguna yang terdapat pada arsip-arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil/akibat penelitian murni atau penelitian terapan.

2. Nilai guna sekunder
Arsip yang bernilaiguna sekunder adalah arsip yang didasarkan kepada kegunaan arsip bagi kepentingan skala luas mencakup instansi penciptanya dan instansi/lembaga lain dan atau kepentingan umum atau penyelenggaraan kehidupan kebangsaan.
Nilai guna sekunder mencakup:

• Nilaiguna Evidential

Nilai guna keberadaan (evidential) terdiri dari jenis-jenis yang berisikan bukti keberadaan suatu organisasi atau lembaga, serta bukti prestasi intelektual di instansi yang bersangkutan.

• Nilaiguna Informasional

Nilaiguna informasional dilihat dari isi informasi yang terkandung dalam arisp itu bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan kesejarahan, yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya yang terkait dengan peristiwa/ kasus yang bermakna nasional.

• Nilaiguna Intrinsik

Nilaiguna intrinsik adalah nilai yang melekat (inherent) pada karakteristik dokumen karena beberapa factor keunikan yang dikandungnya seperti usia, isi, pemakaian kata-kata, seputar penciptanya, tanda  tangan, cap atau stempel yang melekat.

C.       Tahap-tahap Penilaian
Untuk dapat melakukan penilaian arsip, secara teknis harus melalui langkah-langkah berikut :

1. Cermati unit-unit kerja dalam struktur organisais instansi yang bersangkutan.
2. Cermati butir-butir fungsi pada masing-masing unit kerja dalam struktur organisasi.
3. Konversikan setiap butir fungsi tersebut ke dalam pokok masalah yang mendasari seri arsip. Untuk butir fungsi yang sama akan mencerminkan pokok masalah/seri yang sama
4. meskipun dari unit kerja yang berlainan.
5. Cermati jenis-jenis kegiatan dalam setiap butir fungsi untuk menentukan pengelompokan informasi pada tingkat kegiatan yang tercermin dalam bentuk berkas/file.
6. Cermati jenis-jenis transaksi untuk setiap kegiatan untukmenentukan pengelompokan informasi pada setiap butir informasi yang tercermin dalam folder/naskah.
7. Himpun folder atau naskah yang berasal dari kegiatan yang sama dalam berkas dan himpun berkas dari kegiatan dalam butir fungsi yang sama kedalam seri arsip.
8. Lakukan penilaian dari aspek fungsi untuk setiap seri asrip untuk menetukan apakah seri arsip tersebut masih aktif atau sudah inaktif.
9. Lakukan penilaian dari aspek informasinya untuk ssetiap berkas dari seri tersebut untuk mengetahui apakah arsip harus dimusnahkan setelah jangka waktu tertentu/harus dilestarikan sebagia arsip bernilaiguna permanen karena memiliki nilaiguna pertanggungjawaban nasional.
10. Lakukan penilaian apakah arsip yang bernilaiguna permanen tersebut masih operasional sehingga harus disimpan di instansi yang bersangkutan atau harus diserahkan ke ANRI, sebagai arsip statis karena sudah tidak operasional lagi.
11. Lakukan langkah-langkah prosedural sesuai ketentuan hukum yang berlaku untuk kepentingan pemusnahan kembali atau penyerahan ke ANRI.

Secara rinci proses penilaian dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut:

1. Deskripsikan setiap folder/naskah yang sekurangkurangnya memuat informasi mengenai jenis kegiatan, jenis transaksi, isi informasi, dan kurun waktu transaksi.
2. Himpun kartu deskripsi/folder/naskah dari kegiatan yang sama dalam satu berkas.
3. Himpun berkas dalam satu seri arsip.
4. Lakukan penilaian untuk tiap seri, baik dari aspek fungsi maupun informasinya.

Penyusutan Arsip

• Gambaran Umum

Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip melalui pemindahan arsip inaktif di unit kerja pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak bernilaiguna dan atau habis jangka simpannya dan penyerahan arsip statis ke ANRI, Lembaga Kearsipan Daerah, atau Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi.

• Tahapan Penyusutan Arsip

1. Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip (DPA)

Pembuatan daftar pertelaan arsip berdasarkan kartu-kartu deskripsi yang kemudian dikelompokkan berdasarkan seri arsip di instansi yang bersangkutan. Seri arsip tersebut disusun dalam sebuah skema dijadikan dasar pengelompokan kartu, yang kemudian dituangkan ke dalam bentuk daftar.

     2.  Pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan

Arsip-arsip inaktif dari unit-unit kerja pengolah ( central file) dipindahkan ke Pusat Arsip atau record center. Di dalam melaksanakan pemindahan arsip, perlu melakukan hal-hal seperti berikut:

• Pemeriksaan

Pemeriksaan dilakukan pada Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dan arsipnya untuk mengetahui apakah arsip-arsip yang akan dipindahkan sudah benar-benar aktif atau belum.
Di dalam kegiatan pemeriksaan ini dilaksanakan juga kegiatan penyatuan file-file menjadi seri arsip, tanpa merubah penataan semula.
Contohnya berkas tentang Cuti Tahunan, Cuti Bersalin, dan Cuti Besar dapat digabungkan menjadi satu seri arsip cuti.

• Pemindahan Arsip

Hasil pemeriksaan dituangkan dalam laporan pemeriksaan yang kemudian menjadi dasar pembuatan berita acara pemindahan arsip.
Pemindahan arsip harus dilakukan dengan perangkat khusus, yang menjamin keamanan informasi dan fisik arsip, baik dalam perjalanan maupun dalam proses penyerahan.

• Penataan Arsip

Arsip yang dipindahkan dari unit pengolah ke unit kearsipan harus ditata dan dikelola sesuai ketentuan teknis yang berlaku. Arsip harus ditata sesuai dengan jalan masuk/Daftar Pertelaan Arsip yang terlampir dalam Berita Acara Pemindahan Arsip sehingga arsip dapat dirujuk baik oleh unit kearsipan maupun oleh unit pengolah yang bersangkutan.

• Pembuatan Berita Acara Pemindahan Arsip

Mengingat pemindahan arsip ini menyangkut pengalihan wewenang dan tanggung jawab dari satu unit organisasi yang lain, atau pengalihan wewenang dan tanggungjawab, maka diperlukan suatu bukti pemindahan arsip. Bukti ini biasanya diwujudkan dalam bentuk Berita  Acara Pemindahan Arsip.

• Pelaksanaan Pemindahan

Pemindahan arsip inaktif dapat dilaksanakan sesuai dengan kondisi organisasi. Bila suatu instansi memiliki unit kerja yang terpisah cukup jauh atau lokasi kantor berjauhan dengan pusat arsip, misalnya dipinggir kota, maka diperlukan sarana transportasi yang dipersiapkan dengan baik, sehingga proses pengangkutan arsip tidak menimbulkan kerusakan arsip baik dari segi fisik maupun informasinya.unit kerja yang di tunjuk untuk itu.

         3.  Penyerahan arsip

• Arsip yang bernilai guna sekunder atau arsip statis, wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia.
• Pelaksanaannya dilakukan dengan pengaturan teknis yang disepakati kedua belah pihak, dan harus memenuhi ketentuan teknis kearsipan.
• Arsip yang bernilaiguna sekunder atau arsip statis yang tercipta pada instansi vertikal di Daerah dan arsip Pemerintah Daerah Otonom diserahkan kepada Badan Kearsipan Propinsi untuk Dati I yang bersangkutan dan kepada Kantor Kearsipan Kota/Kabupaten untuk masing-masing Dati II yang bersangkutan.
• Pelaksanaannya dilakukan dengan pengaturan teknis yang dikonsultasika dengan Badan Kearsipan Propinsi, dan dalam hal belum memungkinkan atau menyangkut kasus yang penyelesaiannya ditangani oleh Pemerintah Pusat wajib dikonsultasikan dengan Arsip Nasional Republik Indonesia.
• Arsip statis perguruan tinggi wajib diserahkan ke lembaga kearsipan perguruan tinggi.
• Pelaksanaannya dilakukan dengan pengaturan teknis yang dikonsultasikan dengan arsip perguruan tinggi yang bersangkutan.

          4.  Pemusnahan arsip
Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau meniadakan fisik dan informasi arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Di dalam melakukan pemusnahan arsip terkandung resiko yang berkaitan dengan unsur hukum. Arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan atau diadakan lagi. Oleh karena itu kegiatan ini menuntut kesungguhan dan ketelitian, sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil
apapun.
Di dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip, terdapat beberapa tahap yang tidak boleh diabaikan, seperti :

1. Pemeriksaan
2. Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya atau habis nilaigunanya. Pemeriksaan ini berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip (JRA).
3. Pendaftaran
4. Arsip-arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus dibuat daftarnya. Dari daftar ini diketahui secara jelas informasi tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan.
5. Pembentukan Panitia Pemusnahan
6. Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun atau lebih, maka perlu membentuk panitia pemusnahan. Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun, maka tidak perlu dibuat kepanitiaan, tetapi cukup dilaksanakan oleh unit yang secara fungsional bertugas mengelola arsip. Panitia pemusnahan ini sebaiknya terdiri dari anggota-anggota yang berasal dari unit pengelola arsip, unit pengamanan, unit hukum dan perundang-undangan, serta unit-unit lain yang terkait.
7. Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan
8. Setiap menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan, perlu melakukan penilaian arsip.
9. Hasil penilaian tersebut menjadi dasar usulan pemusnahan. Pelaksanaan pemusnahan harus ditetapkan dengan keputusan pimpinan instansi yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan hokum yang berlaku.
10. Pembuatan Berita Acara
11. Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen pemusnahan arsip yang sangat penting. Karena itu setiap pemusnahan arsip harus dilengkapi dengan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dan Berita Acara ( BA), bahwa pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara sah. Selain itu, juga berfungsi sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan.

Penerapan Ergonomi Dalam Keselamatan Kerja

Seorang karyawati  yang bekerja sebagai staff administrasi, mengeluh dari bahu hingga jari-jari tangannya nyeri dan sulit digerakkan.  Awalnya mulai terasa pegal dan kemudian dibiarkan, sekarang rasa nyeri itu telah berlangsung tiga bulan dan semakin lama semakin menyulitkannya untuk menyelesaikannya pekerjaannya yang setiap hari harus berhadapan dengan komputer.  Penyakit ini dikategorikan sebagai penyakit akibat kerja (PAK). Pekerjaan mengetik setiap hari dengan posisi tangan yang tidak nyaman, menjadi pemicu awal timbulnya nyeri. Inilah pentingnya penerapan ergonomi dalam dunia kerja.

Ergonomi berasal dari kata Yunani, Ergos= kerja dan Nomos=aturan/hukum. Jadi ergonomi adalah suatu aturan atau norma yang dalam sistem kerja. Mengapa ergonomi diperlukan? Dari pengalaman para pekerja, setiap aktivitas atau pekerjaan yang tidak dilakukan secara ergonomis akan berakibat tak nyaman, biaya tinggi, kecelakaan dan penyakit akibat kerja meningkat. Akibatnya perfomansi  kerja menurun akhirnya terjadi penurunan efisiensi dan daya kerja. Perusahaan mana yang menginginkan hal seperti ini? Pada akhirnya tentu akan berdampak pada penurunan produktivitas dan jelas tujuan perusahaan untuk mendapat keuntungan tidak tercapai.

Sebagai contoh penerapan ergonomi adalah sebagai berikut:

• Bila posisi kerja anda lebih banyak duduk, maka menurut Sanders & Mc. Cormick :

1. Jika memungkinkan menyediakan meja yang dapat diatur turun dan naik
2. Landasan kerja   harus memungkinkan lengan menggantung pada posisi rileks dari bahu, dengan lengan bawah mendekati posisi horizontal atau sedikit menurun. Duduklah dengan posisi bersandar.
3. Ketinggian landasan kerja tak memerlukan menekuk  tulang belakang yang berlebihan
4. Jika pekerjaan anda menuntut diskriminasi penglihatan dan koordinasi tangan atau mata (contoh: mengetik dengan komputer) maka posisi pekerjaan perlu di dekat daerah mata, sedikit di bawah ketinggian bahu, untuk menstabilkan tangan diberi bantalan siku/pergelangan yang nyaman dengan tujuan mengurangi beban otot bahu
5. Sesekali lakukan ‘disguised pauses’, istirahat sekedar untuk mengurangi konsentrasi pada pekerjaan misalnya: merubah posisi duduk, berdiri sebentar dari kursi atau berjalan-jalan sebentar

• Bila posisi kerja anda lebih banyak berdiri maka:

1. Bekerjalah dengan posisi tegak ke depan. Usahakan pekerjaan terlihat dengan kepala dan badan tegak, kepala agak ke depan
2. Kurangi gerakan yang tidak perlu, gunakan sepatu yang senyaman mungkin
3. Manfaatkan waktu istirahat semaksimal mungkin agar kerja dan istirahat seimbang.
4. Hindari postur tubuh yang tidak berubah/statis, sesekali regangkan otot-otot anda
5. Apabila anda memerlukan aktivitas menjangkau barang-barang tertentu, maka letakkan barang-barang tersebut dalam posisi yang minimal atau terdekat dan mudah dijangkau dan mudah terlihat

• Bila posisi kerja anda dinamis (duduk dan berdiri bergantian) maka:

1. Usahakan benda yang akan anda jangkau berada maksimal 15 cm di atas landasan kerja
2. Tinggi landasan kerja dengan kisaran antara 90cm-120cm, merupakan ketinggian yang paling tepat dan baik untuk posisi duduk maupun berdiri

Pengertian Ergonomi

Ergonomi yaitu ilmu ayang mempelajari perilaku manusia dalam kaitannya dengan pekerjaan mereka. Ergonomi berasal dari kata Yunani ergon yang artinya kerja dan nomos yang berarti aturan, secara keseluruhan ergonomi berarti aturan yang berkaitan dengan kerja, sasaran penelitian ergonomi adalah manusia pada saat bekerja dalam lingkungannya. Secara singkat dapat dikatakan bahwa ergonomi ialah penyesuaian tugas pekerjaan dengan kondisi tubuh manusia dengan tujuan untuk menurunkan stress yang akan dihadapi, yaitu dengan cara menyesuaikan ukuran tempat kerja dengan dimensi tubuh agar tidak melelahkan, pengaturan suhu, cahaya dan kelembaban betujuan agar sesuai dengankebutuhan tubuh manusia.

Berdasarkan pengertian tersebut dapat di simpulkan bahwa pusat dari ergonomi adalah manusia. Konsep ergonomi adalah berdasarkan kesadaran, keterbatasan kemampuan dannkapabilitas manusia. Sehingga dalam usaha untuk mencegah cidera, meningkatkan produktivitas, efisiensi dan kenyamanan dibutuhkan penyesuaian antara lingkungan kerja, pekerjaan  dan manusia yang terlibat dengan pekerjaan tersebut.

Sebagai suatu cabang ilmu yang bersifat multi-disipliner, beberapa cabang ilmu yang mendasari adanya ergonomi yaitu psikologi, antropologi, faal kerja atau fisiologi, biologi, sosiologi, perencanaan kerja, dan fisika. Namun tidak menutup kemungkinan masih ada beberapa disiplin ilmu yang lain.  Masing-masing disiplin tersebut berfungsi sebagai pemberi informasi. Pada gilirannya, para perancang, dalam hal ini para ahli teknik, bertugas untuk meramu masing-masing informasi di atas, dan menggunakannya sebagai pengetahuan untuk merancang fasilitas kerja sehingga mencapai kegunaan yang optimal. Misalnya ketika manusia melakukan pekerjaan mengelas tanpa pelindung mata maka matanya terasa sangat tidak nyaman. Dalam ilmu biologi pun disebutkan bahwa mata manusia akan menjadi tidak sahat dan berbahaya ketika melihat sinar/ cahaya las secara langsung, maka dengan adanya informasi tersebut para ahli teknik menciptakan alat pelindung mata yang digunakan manusia ketika sedang melakukan pekerjaan mengelas.

Ada beberapa prinsip dasar dalam ergonomi yaitu :

• Meningkatkan faktor kenyamanan.

Yaitu dengan menciptakan lingkungan kerja yang nyaman, membuat agar display dan contoh muddah dimengerti supaya para pekerja dalam melaksanakan tugasnya dapat bekerja dengan nyaman.

• Meningkatkan keselamatan kerja

Yaitu dengan membuat standar operasional produksi (SOP) yang mengutamakan keselamatan para pekerja dalam bekerja dengan memperhatikan jarak ruang , menempatkan peralatan agar selalu berada dalam jangkauan,mengurangi beban berlebih, dan bekerja sesuai dengan ketinggian dimensi tubuh pekerja.

• Memperhatikan kesehatan kerja

Yaitu dengan menciptakan suasana bekerja yang sehat dengan cara bekerja dalam posisi atau postur normal, mengurangi gerakan berulang dan berlebihan, melakukan gerakan, olahraga, dan peregangan saat bekerja.

Teknik Penataan Meja Kerja Ruang Kantor

Penataan meja kerja dilakukan dengan baik. Meja kerja merupakan perlengkapan kantor yang relatif lebih banyak dari peralatan lainnya, pada umumnya karena setiap personil memiliki satu meja kerja. Dengan demikian semakin banyak jumlah personil suatu kantor akan memiliki meja kerja yang relatif banyak. Oleh sebab itu, meja kerja perlu ditata dengan sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi prinsip tata ruang kantor yang baik.

Teknik penataan meja kerja dapat dilakukan dengan cara berikut :

1. Meja-meja kerja sebaiknya disusun menurut garis lurus menghadap ke jurusan yang sama atau dengan pola susunan yang saling bertolak belakang atau dengan posisi beradu punggung.
2. Pada tata ruang yang terbuka atau relatif besar, susunan meja-meja dapat terdiri atas beberapa baris.
3. Diantara baris meja dan blok suatu baris dengan blok baris lainnya perlu disediakan jarak untuk lalu lintas personil, atasan, maupun orang lain yang sedang mendapat layanan.
4. Lebar lorong diantara satu blok baris dengan blok baris lainnya sekitar 120 cm dan lorong diantara satu baris dengan baris lainnya sekitar 80 cm.
5. Meja untuk pimpinan dalam suatu ruang terbuka ditempatkan dibelakang menghadap searah dengan personil atau didepan personil berhadapan dengan personil.
6. Penempatan pimpinan suatu unit kerja dengan pimpinan unit kerja lain pada rung terbuka ditempatkan dekat dengan personil yang menjadi bawahannya.
7. Penempatan personil disesuaikan dengan jenis pekerjaannya, personnil yang banyak mengerjakan pekerjaan yang memerlukan konsentrasi kerja yang tinggi ditempatkan jauh dari lalu lintas orang-orang, demikian juga personil yang banyak berhubungan dengan pihak luar ditempatkan dekat pintu masuk.
8. Personil yang menggunakan alat kerja yang menimbulkan suara ribut (bising) ditempatkan pada tempat yang dapat meredam suara atau jauh dari personil lain yang memerlukan konsentrasi kerjayang tinggi
9. Personil yang memiliki perlengkapan kerja yang relatif sulit dipindahkan ditempatkan dekat dengan perlengkapan kerjanya
10. Personil yang memiliki alat kerja yang menimbulkan getaran ditempatkan jauh dari dinding atau tiang agar getaran tersebut tidak merembes kebagian lain
11. Personil yang memiliki perlengkapan kerja lemari yang berat atau peti besi ditempatkan dekat dinding agar perlengkapan kerjanya ditempatkan menempel ke tembok atau tiang untuk mendapatkan penyangga
12. Pimpinan yang sering menerima tamu dan membicarakan hal-hal yang bersifat rahasia organisasi ditempatkan pada kamar tersendiri
13. Pimpinan atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya membutuhkan ruangan tersendiri dapat dibuat ruang tersendiri dengan ukuran 2,5x3,6 (9 m2), untuk keperluan meja pimpianan (150x90cm), kursi pimpinan, kursi tamu, lemari pajangan/arsip pimpinan, dan lorong untuk lalu lintas pimpinan dan tamu

Macam-Macam Tata Ruang Kantor

Secara garis besar, tata ruang kantor dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu :

1. Ruang kantor terbuka (open plan offices)

Semua aktivitas dilaksanakan bersama-sama oleh beberapa pegawai dalam satu ruangan besar yang terbuka serta tidak dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.

• Keuntungannya adalah :

a. Memudahkan perubahan lay out ruangan tanpa perlu biaya yang tinggi.
b. Memudahkan komunikasi dan koordinasi kerja antarpegawai baik.
c. Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan kerja.
d. Memudahkan penempatan, penggunaan, dan perawatan peralatan kerja.
e. Memudahkan pengawasan.

• Kelemahannya adalah :

a. Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia.
b. Memerlukan air conditioning untuk mengurangi debu dan pendingin udar serta air cleaner untuk mengurangi bau.
c. Memungkinkan terjadinya kebisingan yang mengganggu konsentrasi kerja.

    2.  Ruang kantor tertutup (closed plan offices)

Tempat bekerja dipisahkan dalam kamar-kamar atau ruangan yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.

• Keuntungannya adalah :

a)Cocok untuk pekerjaan yang harus terjamin kepentingan, kerahasiaan, dan keamanannya, baik dari segi pembicaraan, dokumen-dokumn, atau asset perusahaan yang berharga.
b)Konsentrasi terhadap pekerjaan dapat lebih mudah.
c)Dapat lebih menghargai tamu.

• Kerugiannya adalah :

a)Membutuhkan biaya yang lebih besar untuk memisahkan ruangan, lebih banyak alat komunikasi.
b)Mempersulit perubahan lay out kantor atau fleksibilitas ruangan kurang.
c)Komunikasi dan koordinasi lebih sulit jika tidak ditunjang oleh alat komunikasi yang memadai.
d)Mempersulit pengawasan.

Pengertian, Tujuan, dan Manfaat Tata Ruang Kantor

A.    Pengertian
Penataan kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci dari sebuah ruang untuk penggunaan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang sehemat-hematnya.
Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebagainya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :

• Menurut George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie menyatakan “Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak” (1988:200).
• Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan “Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alt perlengkapan pada luas lantai yang tersedia” (1956:117).

Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162).

B.     Tujuan Tata Ruang Kantor
Dengan penggunaan ruang yang baik proses alur pekerjaan yang efektif dan efesien, maka tujuan tata ruang kantor adalah sebagai berikut.

1. The Liang Gie

• Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin.
• Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar
• Kesehatan dan kepuasaan bekerja para pegawai dapat terpelihara
• Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan
• Seluruh ruang dipergunakan secara efesien untuk keperluan pekerjaan
• Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut
• Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan

     2.  Geofrey Mills dan Standingford
Dua orang ahli dari Inggris menegaskan bahwa tujuan tata ruang kantor yang baik bagi suatu kantor adalah :
·         Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi
·         Setiap ruangan dipergunakan sehingga bermanfaat besar
·         Kondisi kerja yang baik disediakan bagi setiap orang
·         Memudahkan pengawasan untuk dapat melihat staf yang bekerja
·         Rasa memiliki dan loyalitas pada kelompok kerja terpelihara
·         Komunikasi  dan arus kerja diperlancar
·         Operasi yang bising dan mengganggu dipisahkan tersendiri
·         Saling mengganggu antar pegawai dihindarkan
·         Menyediakan pelayanan yang baik, misalnya listrik, telepon
·         Memberikan keamanan
Dengan memperhatikan gedung yang ada, tujuan tata ruang kantor adalah :

• Menggunakan ruangan yang ada guna dimanfaatkan untuk faedah ekonomis yang besar. Setiap meter persegi, sudut, atau tengah ruangan seluruhnya bermanfaat.
• Memudahkan pengawasan manajer terhadap para staf yang sedang bekerja.
• Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.
• Memberikan kepuasan dan kenyamanan kerja.

Dapat disimpulkan bahwa tujuan tata ruang kantor :

1. Memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan digunakan secara efesien untuk keperluan pekerjan
2. Menambah semangat kerja pegawai
3. Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang datang mengunjungi kantor
4. Mempermudah pengawasan

C.    Manfaat Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut :
1.      mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif.
2.      Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai.
3.      Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan.
4.      Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada.
5.      Meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
6.      Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel.

Pengadaan Fasilitas Kantor

Pengertian Pengadaan Fasilitas
Pengadaan adalah kegiatan menyediakan semua keperluan barang/ benda/ jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Pengadaan fasilitas meliputi: tanah, bangunan, perabot, alat kantor/ buku dan kendaraan.

1. Pengadaan Tanah
Cara pengadaan: membeli, menerima hibah, menerima hak pakai, dan menukar.

a. pengadaan tanah dengan cara membeli:
1.  Menyusun Panitia
2. Menetapkan tugas panitia: menetapkan syarat – syarat tanah yang akan dibeli (lokasi tanah), meneliti surat – surat tanah yang akan dibeli, mendapatkan penawaran harga, memperhatikan perencanaan tata kota, mendapatkan bukti pembebasan tanah, menyaksikan pembayaran.
3. Memperhatikan syarat – syarat tanah yang akan dibeli misal bebas banjir, fasilitas listrik, air, transport, kondisi lingkungan dan perkembangan.
4. Penyelesaian pembelian tanah
- Membentuk panitia pembebasan tanah (agraria, Pem- Da, PU, Camat, kades)
- Penanda tanganan akte jual beli tanah di depan notaris PPAT atau Camat setempat.
- Pembayaran dilakukan melalui KPN setempat.
- Menyelesaikan sertifikat.

b. Pengadaan tanah dengan cara menerima hibah
Hibah dapat berasal dari pemerintah dan swasta/ seseorang.
- Panitia penerima hibah tanah, anggotanya terdiri dari agraria, pemda, dinas PU, dan dari Depdiknas.
- Panitia mengadakan penelitian kemungkinan kelayakan atas penerimaan hibah.
- Serah terima dilakukan dengan akte serah terima hibah yang dibuat Notaris PPAT.
- Kepala satuan kerja menyelesaikan sertifikat tanah pada Dinas Agraria setempat.

a. Pengadaan tanah dengan cara menerima hak pakai
Dari pemerintah pusat atau pemerintah daerah disertai dengan surat keputusan dari pemerintah yang bersangkutan dengan satuan berita acara serah terima.

b. Dengan cara penukaran tanah
Karena tanah / bangunan dipandang tidak memnuhi fungsinya lagi maka dapat diusulkan untuk ditukar dengan tanah dilokasi lain. Pengusulan pada Mentri Diknas yang dilampiri alasan, taksiran harga tanah lama dan baru. Mentri keuangan kemudian menyetujui, apabila harga disepakati kemudian membuat akte tanah.

2. Pengadaan Bangunan
Cara pengadaan: membangun baru, membeli, menyewa, menerima hibah
a. Membangun Baru
1) Pengertian membangun baru adalah mendirikan bangunan baru dapat berarti memperbaharui (rehabilitasi/ renovasi), memperluas dan mengubah dengan cara membongkar seluruh bangunan gedung atau sebagian gedung.
2) Lingkup kegiatan membangun baru terdiri dari kegiatan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan lapangan.

a) Kegiatan Perencanaan meliputi kegiatan (1) Persiapan perencanaan: penyusunan jadwal kerja, pembentukan organisasi, pengendalian dan pengawasan pembangunan, mengadakan pembebasan tanah sesuai dengan fungsi bangunan dan perencanaan tata kota/ daerah, menyiapkan data pengukuran tanah secara rinci dan teliti. (2) Desain skematik meliputi: rencana situasi secara keseluruhan, rencana denah, potongan dan tampak, perspektif interior dan eksterior, penjelasan dasar perencanaan; (3) rencana akhir merupakan hasil pengembangan perencanaan dari desain skematik dengan luas dan perkiraan biaya yang telah disesuaikan dengan dana yang tersedia.

b) Pelaksanaan
Pelaku dalam pelaksanaan pengadaan banguan baru adalah kontraktor dan pengawas/ direksi lapangan. Kontraktor akan menyelenggarakan pelaksanaan pekerjaan fisik. Pengawas/ direksi lapangan mengadakan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan tersebut.

c) Pengawasan lapangan
Menyelenggarakan kegiatan pengawasan di lapanagn yang menyangkut pengendalian kualitas dan kuantitas serta ketepatan waktu penyelesaian.

b. Membeli bangunan

• Pada prinsipnya membeli banguan yang sudah jadi termasuk tanahnya tidak diperbolehkan tetapi dalam hal – hal yang luar biasa dapat diusulkan kepeda Menteri keuangan dan Bappenas dengan disertai alasan yang kuat.
• Setelah ada persetujuan dan dananya tersdia, penawaran harga dari pemilik perlu diajukan kepada panitia pembebasan tanah setempat.
• Apabila harga penawaran dan harga taksiran panitia sudah disepakati, maka akte jual beli langsung diselesaikan di depan notaris/ PPAT dan balik nama sertifikat tanah.

c. Menyewa bangunan

• Apabila diperlukan, misal untuk gedung sekolah, kantor. Suatu instansi diperkenankan menyewa bangunan atas persetujuan pejabat yang berwenang menurut peraturan.
• Anggaran untuk membayar sewa bangunan sudah tersedia.
• Untuk dapat melaksanakan penyewaan bangunan berlaku ketentuan – ketentuan pengadaan dengan cara penunjukan langsung.
• Setelah ditetapkan sewanya, dibuat surat penjanjian antara pihak penyewa dengan pihak yang menyewakan.

d. Menerima hibah

• Departemen Pendidikan Nasional dapat meneriima hibah bangunan berikut tanahnya dari pihak lain (pemerintah daerah/ swasta).
• Serah terima dilakukan dengan Notaris PPAT setempat dan dilaporkan kepada Menteri Pendidikan Nasional.

3. Pengadaan Perabot
a. Menurut buku pedoman umum pengelolaan perlengkapan yang dimaksud dengan perabot adalah barang yang berfungsi sebagai tempat duduk, tempat menulis, tempat istirahat, tempat penyimpanan alat/ atau bahan.
b. Cara pengadaan dengan membeli, membuat sendiri menerima bantuan dan menyewa.

c. Proses pengadaan

• Membeli. Perabot – perabot yang akan dibeli harus memenuhi syarat – syarat yang sudah ditentukan, misal ukurannya anatomi, teknik konstruksi, dan harga standar.
• Membuat sendiri. Perabot sekoalah yang dibuat sendiri dimungkinkan hanya dalam rangka praktek serta disesuaikan dengan dana dan kemampuan yang tersedia.
• Menerima bantuan/ hibah. Perabot yang dihibahkan dapat berasal dari seseorang/ donatur. Penyerahan bantuan harus bersifat sukarela, tidak mengikat dan dilaksanakan dengan perjanjian.

4. Pengadaan Alat Kantor

Pengertian
Yang dimaksud dengan alat kantor adalah alat – alat yang biasanya digunakan di kantor seperti mesin tulis, mesin hitung, mesin stensil, alat – alat lain yang menunjang kegiatan perkantoran.

Cara pengadaan
Pengadaan alat kantor dapat dilakukan dengan membeli secara serentak atau membeli sendiri dan menerima batuan/ hadiah/ hibah.
1.  Membeli alat kantor dapat dilakukan tanpa lelang atau dengan lelang.
2. Mengikuti tatacara atau peraturan – peraturan yang berlaku.
3. Untuk alat – alat laboratorium IPA perlu melalui penawaran dengan prototipenya.

Tata Ruang Kantor

Pengertian tata ruang kantor
Menurut George Terry dalam bukunya Office Management and control,1958
“office layout in the determine of space requirement and the detailed utilization of this space in ordet to improve a practical arrengment of the physical factors considered neceserray for the execution of the officework within reasonable cost”. (tata ruang kantor merupakan penentuan kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terinci dari ruang-ruang tersebut untuk menyiapkan secara praktis faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya layak).

Dari penjelasan diatas secara sederhana dapat kita ambil kesimpulan tata ruang kantor merupakan penyiapan, penggunaan secara rinci terhadap peralatan yang ada di suatu kantor. Tata ruang kantor yang baik selain akan membuat alur kerja menjadi lebih lancar, juga dapat menambah keindahan suatu kantor, hal ini akan menjadikan kantor tidak membosankan untuk di tempati. Untuk lebih jelas berikut adalah tujuan tata ruang kantor.

Tujuan tata ruang kantor

• Mencegah penghamburan tenaga dan waktu pelaksanaan kerja. Dengan tata ruang kerja yang baik memungkinkan pekerjaan akan semakin cepat dan lancar, tata ruang kantor yang baik membuat setiap bagian pekerjaan yang ada di suatu kantor akan saling berhubungan secara cepat. Tentu saja ini akan menghemat tenaga dan waktu.
• Menjamin kelancaran proses pekerjaan. Tata ruang kantor yang sudah terencana dengan baik membuat para pegawainya bekerja sesuai dengan susunan ruangan kantor tersebut, maka jika tata ruang kantor baik, maka pasti akan medukung proses pekerjaan.
• Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien. Bayangkan jika pengaturan kantor semrawut maka dapat dipastikan ruanganan akan sumpek dan akan mempengaruhi kinerja para pegawainya, sebaliknya jika tata ruang kantor dirubah sedemikian rupa, maka penggunaan ruangan akan efisien, rungan kosong pun dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya.
• Mencegah para pegawai lain menganggu atau terganggu. Jika meja-meja disusun secara rapi, lemari juga disusun berdasarkan keperluan, begitu juga berbagai barang lain diatur sedemikian rupa, maka akan memperlancar jalannya kinerja pegawa.
• Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai. Dengan segala perubahan tata ruang kantor yang rapi, teratur, nyaman, bersih, maka akan menambah semangat dan kenyamanan bagi para pekerja yang ada didalamnya.
• Memberikan kesan yang baik bagi para pegawai.
• Memberikan kesan yang baik bagi para tamu.

Azas tata ruang kantor
Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah:

Asas jarak terpendek.
Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar.

Asas rangkaian kerja
Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.

Asas penggunaan segenap ruangan
Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.

Asas perubahan susunan tempat kerja
Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.

Tata Cara Menerima Tamu Kantor

A. Pengertian Tamu Kantor
Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang kesebuah perusahaan untuk kepentingan tertentu. Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu pimpinan di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, tidak dapat menerima tamu begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.
Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama. Selain itu, seorang sekretaris juga harus mengetahui dan memahami sifat, kedudukan atau pangkat dan perilaku tamu yang datang ke kantor. Seorang sekretaris wajib menanyakan nama, keperluan dan mengantar tamu bertemu dengan pimpinan yang akan ditemuinya.

B. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menerima Tamu
Dalam menerima tamu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris antara lain :
• Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor harus memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu dipertimbangkan).
• Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.
• Berikan sapaan ramah kepada tamu.
Selain hal-hal diatas, hal-hal yang perlu diperhatikan saat menerima tamu dikantor adalah sebagai berikut :
1. Penanganan ruangan tamu
sekretaris baiknya memeriksa tata ruang penerimaan tamu, khususnya yang berkaitan langsung dalam hal-hal berikut :
• Ruangan harus nyaman, bersih dan rapi.
• Lengkapi ruangan tamu dengan perlengkapan seperti :
- buku tamu
- kartu pengenal tamu
- majalah/koran
- brosur/katalog perusahaan
- tempat sampah/asbak
• Tunjukanlah sikap untuk selalu siap menerima memberikan bantuan dan bersahabat.
2. Tata cara mengantar dan melayani tamu:
 Jangan membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau penampilan. Misalnya melihat penampilan fisik tamu dari atas sampai bawah.
 Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu dengan senyum dan sikap yang ramah.
 Apabila tamua datang segera sambut, jangan sekedar menengok kesamping atau bersikap acuh tak acuh, sambil melakukan pekerjaan.
 ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan kearah atas dan jari rapat, menujuk arah dengan telujuk adalah sifat yang tidak sopan.
 Ketika menggatar tamu ketempat tujuan berjalan agak kedepan dengan posisi sedikit miring sambil sesekali menengok kebelakang untuk memperhatikan jalan tamu.
 Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah dalam, anda masuk dulu,dorong (buka pintunya) dan persilahkan tamu untuk masuk, dan bila daun pintu bergerak keluar buka pintu lebar-lebar dan persilahkan tamu untk masuk terlebih dahulu.
 Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu diruangan tamu yang sudah disediakan oleh kantor.

C. Hal-hal yang Harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor
 Saat sekretaris menerima tamu kantor, hal yang harus dilakukan antara lain :
a). Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat, biasanya ditempat yang paling jauh dengan pintu.
b). Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang sopan, duduk miring bersandar, kaki menumpang keatas tidaklah baik.
c). Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya hendaknya mengetuk pintu, setelah masuk tundukan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara dengan orang yang dimaksud.
d). Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang dimaksud, sampaikan pesan tertulis dikertas catatan.
e). Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan ramah dan sopan.
 Ada beberapa etika menurut beberapa ahli :
Menurut Sedarmayanti, etika sekretaris dalam menerima tamu, antara lain :
a. Bersikap sopan dan ramah
b. Berkepribadian menarik
c. Bijaksana
d. Mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal penting tentang organisasi tempatnya bekrja, serta pengetahuan lainnya.
Menurut Ursula Ernawati, etika sekretaris tamu kantor antara lain :
a. Berpenampilan rapi, bersih dan segar
b. Berperilaku sopan dan ramah
c. Ekspresi wajah yang hangat
d. Menghafal nama tamu
e. Senang bergaul dan luwes
f. Menjadi pendengar yang baik
g. Menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan kebiasaan-kebiasaan jelek, seperti menggigit kuku
h. Bersikap hormat kepada tamu
i. Memiliki semangat kerja yang tinggi
j. Nada suara yang enak dan jelas
k. Tenang dan menangani complain secara profesional
l. Tidak menginterupsi pembicaraan tamu
m. Tulus melayani tamu

D. Cara pelayanan tamu kantor
Pada prinsipnya semua karyawan harus dapat bertindak sebagai penerima tamu. Oleh karena itu sekretaris yang bertugas menerima tamu harus memperhatikan hal-hal berikut :
 Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud kunjungannya.
 Memberikan kesan yang paling menyenangkan dan menunjukan kesan tersebut agar terjalin goodwill yang baik.
 Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi yang tepat, dan memberikan pelayanan sebaik-baiknya secara wajar.
 Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh diberitahukan kepada tamu.
 Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang di bawa oleh tamu, sesuai dengan kebijkan kantor.
 Bila tamu terpaksa menunggu, ciptakan suasana yang menyenangkan.
 Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang di ungkapkan oleh tamu dengan pejabat yang berwenang dan dapat menguasai masalahnya.
 Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu agat meninggalkan pesan. catat pesan itu dan beritahukan pada pejabat yang dikehendaki tamu.
Beberapa petunjuk praktis yang dapat dilakukan sekretaris dalam menghadapi tamu kantor :
1. Bersiaplah setiap saat untuk menerima tamu-tamu dengan tenang, ramah, sopan, sabar, dan percaya diri.
2. Perhatikan wajah yaitu, ceria dengan sikap bersahabat tidak perlu berdiri ketika menerima tamu kecuali bila menghadapi tamu dari luar atau tamu istimewa.
3. Bila sedang menelpon dan tamu masuk beri senyum dan isyarat dengan tangan supaya tamu duduk. setelah pembicaraan di telepon selesai berdirilah dan berjabat tangan menyambutnya.
4. Sapalah tamu terlebih dahulu dengan kalimat pembuka, seperti “selamat siang ada yang bisa saya bantu”.
5. Sebaiknya usahakan suara tidak terlalu keras dan tidak tinggi sehingga memberikan kesan ramah dan menyenangkan.
6. Bila anda mengenal tamu tersebut, sapalah dengan menyebut namanya sehingga tamu merasa benar-benar di perhatikan.
7. Bila tamu tidak memberikan identitasnya atau kartu nama, tanyakan secara sopan nama dan dari mana, seperti “bolehkah saya tahu nama bapak?” atau “bapak dari perusahaan mana?”

E. Jenis-jenis tamu dan cara pelayananya:
• Sikap sekretaris ketika berhadapan dengan tamu kantor:
No Jenis Tamu Kantor Kondisi atau sikap sekretaris
1. Tamu dengan perjanjian  Usahakan tamu menunggu sesingkat mungkin.
 Jangan diajak ngobrol terlalu lama kecuali bila tamu yang meminta.
2. Tamu tak dikenal  Sapa dan tanyakan keperluanya.
 Bila tamu dapat diterima persilahkan duduk.
 Bila tamu ditolak berikan alasan yang tepat dan tawarakan untuk membuat janji terlebih dahulu.
3. Tamu yang menolak memberi tahu keperluannya  Persilahkan tamu untuk mengisi formulir tamu dengan lengkap , sebutkan alasan mengapa anda meminta hal tersebut.
 Walaupun tamu bersikeras, tetap perlalukan dengan sopan dan sabar.
4. Tamu atau pelanggalan yang datang tanpa perjanjian  Bersikap taktis untuk memprioritaskan penerimaan tamu sesuaikan dengan keperluan, situasi kantor, dan kesibukan pimpinan
5. Anggota keluarga atau teman atasan  Bila yang bersangkutan masuk pada saat atasan sedang ada rapat, sapa dan katakan bahwa atasan sedang ada rapat atau tamu lain.
6. Tamu yang tak diingikan  Tetaplah bersikap ramah dan sopan, sarankan untuk membuat janji terlebih dahulu.
 Apabila ia tetap menunggu meskipun anda telah berusah menggusirnya secara halus,sikap yang tepat adalah tidak memperdulikannya, tetapi ingat jangan pasang muka kecut atau judes.
7. Pramuniaga atau salesman  Perlakukan dengan baik.
 Katakan dengan jujur dan sopan bahwa perusahaan tidak memerlukannya saat ini.
8. Tamu lanjut usia atau cacat fisik  Perlalukan sewajarnya waspada dan beriaplah membantu bila diperlukan.
9. Anggota keluarga atau teman dekat sekretsris  Terima secara wajar, tidak gaduh.
 Bila hendak membicarakan maslah ayng memakan waktu lama, ajak keruang tamu.
 Tidak dibenarkan menggobrol berlama-lama pada waktu jam kerja.
10. Tamu ketika atasan membatalkan janji  Meminta maaf dan jelaskan alasanya.
 Bila perlu ajukan untuk membuat perjanjian baru.

• Beberapa Petunjuk Umum Sebagai Sekretaris Dalam Melayani Tamu-tamu kantor:
 Sebagai prisip dasar adalah menghormati setiap tamu, yang datang kekantor.
Setiap orang yang datang bertamu dikantor ingin disambut dan dilayani dengan baik sekaligus ingin dihormati, sekretaris harus pandai-pandai berbicara untuk menjaga perasaan tamu agar tidak merasa tersingung, akan tetapi sekretaris harus melaksankan peraturan-perturan yang berlaku dikantor, sekretaris harus memberitahukan peraturan tersebut kepada setiap tamu yang berkunjung secara ramah dan bijaksana.
 Melayani tamu menurut kepentingannya.
• Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan.
Tamu yang datang untuk meminta dan atau sumbangan biasanya ingin bertemu langsung dengan pimpinan dan dengan berbagai macam alasan, cara terbaik untuk menggatasi tamu ini adalah tetap melayaninya dengan sabar dan ramah sambil menyodorkan formulir isisan yang harus diisi oleh tamu tersebut, formulir itu memuat nama, alamat, instansi, atau maksud sumbangan yang diminta untuk kepentingan apa. Memberitahukan kepadanya bahwa pengisian formulir bagi para tamu merupakan perturan sehingga sang tamu harus mengisinya bila tamu memang meminta sumbangan persilakan untuk menghungi bagian lainyang memang khusus menangani dana. Jadi tidak harus bertemu dengan pimpinan.
• Tamu yang datang untuk menawarakn barang atau jasa.
Pada umunya tamu jenis ini sangat sopan dan menyengankan sebab mereka telah mendapatkan pelatihakn ketrampilan dalam membuat barang atau jasa, namun tak jarang para penjual ini meminta bertemu langsung dengan pimpinan, sehingga sekretaris perlu mengatur taktik dan strategi dalam melayani tamu tersebut.
• Tamu yang ingin membeli barang.
Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah. Mereka minta untuk diperhatikan, diistimewakan, bahkan ingin diperhatikan dengan pimpinan. Oleh karena itu, bawalah tamu ke bagian pembelian. Jangan lupa tawarkan minum kepada tamu yang ingin membeli barang.
 Tamu aparat pemerintah.
a. Tamu yang bersifat kunjungan rutin
Biasanya mereka tidak meminta untuk bertemu dengan pimpinan karena secara rutin mereka menghubungi pihak tertentu untuk mendapatkan informasi. Akan tetapi, lebih baik bila sekretaris memberi laporan kepada pimpinan karena mungkin pimpinan ingin bertemu untuk menanyakan suatu hal yang penting mengenai peraturan yang belum jelas. Hal ini akan membawa dampak positif dikemudian hari bila sewaktu-waktu ada kepentingan perusahaan.
b. Tamu yang bersifat kunjungan khusus
Biasanaya pejabat/aparat pemerintah datang dalam bentuk rombongan/ protokol. Dalam hal ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut sendiri bahkan harus siap dipintu masuk dalam pakaian lengkap artinya pakainan formal seperti dress lengkap sebelum para tamu turun dari kendaraan. Sekretaris wajib mengatur tata upacara penyambutan tamu agar segala sesuatu berjalan dengan lancar. Hidangkan makanan kecil dan minuman atau kenang-kenangan atau cendera mata harus dipersiapkan. Untuk tamu-tamu khusus pesanlah hotel yang berbintang kelas satu, supaya kalau terjadi sesuatu diluar dugaan, perusahaan tidak dapat disalahkan.
 Tamu Teman Pimpinan
Sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh temannya atau kenalan baik. Mungkin tamu tersebut teman bisnis,relasi,atau mungkin juga teman sekolah dulu. Dalam hal ini sekretaris harus mengenal tamu-tamu tersebut,meskipun begitu sekretaris harus bertanya dulu kepada pimpinan apakah tamu tersebutboleh menemui sekarang atau tidak. Bila pimpina sedang sibuk, persilakan ia untuk menunggu. Yang perlu diperhatikan adalah tujuan kedatangannya yaitu akan menghambat tugas pimpina,sekedar kangen,atau da urusan bisnis penting.
Contoh bentuk percakapan dengan tamu
 saat menerima tamu : “selamat pagi/siang/bapak/ibu( jangan menggunakan kata sapaan seperti Mbak/Mas), ada yang bisa saya bantu”
 saat meminta tamu untuk mengisi form data tamu : “mohon maaf Bapak/Ibu untuk kelengkapan informasi silahkan isi form data yang kami sediakan.”atau, “jika berkenan, saya bisa menuliskannya untuk bapak/Ibu.”
 saat mengatakan bahwa pimpinan tidak ada : “mohon maaf Bapak/Ibu, saat ini pimpinan kami tidak ada di tempat. Bapak/Ibu bisa meninggalkan pesan, dan saya pastikan pimpinan kami akan menghubungi Bapak/Ibu secepatnya” atau, “mohom maaf Bapak/Ibu, saat ini pimpinan kami sedang tidak ada di tempat bagaimana kalau saya buatkan janji bertemu dengan pimpinan kami di hari lain? bagaimana kalau besok?”(sebautkan hari dan jam lain sesuai dengan agenda yang tersedia).

F. Formulir Kedatangan Tamu
Formulir kedatangan tamu hampir sama dengan formulir penerimaan dan panggilan telpon, informasi tentang tamu yang datang harus di catat lengkap untuk kepentingan data dan informasi selanjutnya.
secata garis besar, form tamu berisikan data diri dan maksud tujuan tamu berkunjung ke perusahaan. untuk lebih lengkapnya, form kedatangan tamu juga harus di tandatangani oleh penerima tamu dan tamu yang bersangkutan.

Etika Komunikasi

ETIKA
Banyak orang beranggapan bahwa dalam sebuah pembicaraan, kita harus menggunakan etika untuk menghargai dan menghormati lawan bicara. Ada sebuah teori yang mendefinisikan etika sebagai, “sebuah cabang ilmu filsafat yang berbicara mengenai nilai dan norma, moral yang menentukan perilaku manusia dalam hidupnya”. Dalam teori ini, etika memiliki 3 tujuan, yaitu:

· Membantu manusia untuk bertindak secara bebas dan dapat dipertanggung jawabkan
· Membantu manusia mengambil sikap dan tindakan secara tepat dalam hidup ini
· Tujuan akhir untuk menciptakan kebahagiaan.

Terlepas setuju atau tidaknya kita dengan teori diatas, namun ada hal yang bisa kita sepakati bahwa etika berhubungan dengan moral,”sistem tentang bagaimana kita harus hidup secara baik sebagai manusia.”

ETIKA KOMUNIKASI ANTAR PRIBADI

Persoalan etika yang potensial selalu melekat dalam setiap bentuk komunikasi antar pribadi sehingga komunikasi dapat dinilai dalam dimensi benar-salah, melibatkan pengaruh yang berarti terhadap manusia lain, sehingga komunikator secara sadar memilih tujuan-tujuan tertentu yang ingin dicapai dan cara-cara komunikasi guna mencapai tujuan tersebut. Apakah seorang komunikator bertujuan menyampaikan informasi, meningkatkan pemahaman seseorang, memudahkan keputusan yang bebas pada orang lain, menawarkan nilai-nilai yang penting, memperlihatkan eksistensi dan relevansi suatu persoalan sosial, memberikan sebuah jawaban atau program aksi atau memicu pertikaian—persoalan etika yang potensial terpadu dalam upaya-upaya simbolik sang komunikator. Demikianlah keadaannya pada sebagian besar komunikasi pribadi, baik komunikasi antara 2 orang, dalam kelompok kecil, dalam retorika gerakan sosial maupun dalam hubungan masyarakat.

Bahkan muncul ungkapan bahwa manusia adalah satu-satunya hewan” yang secara harfiah dapat disebut memiliki nilai”. Lebih khusus lagi, barangkali esensi tertinggi manusia adalah homo ethicus, manusia adalah pembuat penilaian etika. Tetapi muncul pertanyaan, mengapa mempersoalkan etika dalam komunikasi antar pribadi? Jelas, dengan menghindari pembicaraan mengenai etika dalam komunikasi, orang akan bersandar pada berbagai macam pembenaran: (1) setiap orang tahu bahwa teknik komunikasi tertentu adalah tidak etis jadi tidak perlu dibahas; (2) karena yang penting dalam komunikasi hanyalah masalah kesuksesan maka masalah etika tidak relevan; (3) penilaian etika hanyalah masalah penilaian individu secara pribadi sehingga tak ada jawaban pasti; dan (4) menilai etika orang lain itu menunjukkan keangkuhan atau bahkan tidak sopan.

Secara potensial timbul ketegangan antara ” kenyataan” dan “keharusan”, antara yang aktual dan yang ideal. Mungkin terdapat ketegangan antara apa yang dilakukan setiap orang dengan apa yang menurut kita harus dilakukan oleh orang tersebut. Mungkin terdapat konflik antara komunikasi yang kita pandang berhasil dan penilaian teknik tersebut tidak boleh digunakan karena cacat menurut etika. Kita mungkin terlalu menekankan pemahaman tentang sifat dan efektivitas teknik, proses dan metode komunikasi dengan mengorbankan perhatian pada masalah etika tentang penggunaan teknik-teknik seperti itu. Kita harus menguji bukan hanya bagaimana, melainkan juga apakah kita secara etis harus , memakai berbagai macam metode dan pendekatan. Masalah “apakah”, jelas bukan hanya penyesuaian khalayak, melainkan maslah etika. Kita boleh merasa bahwa tujuan-tujuan etika itu tidak dapat dicapai secara nyata sehingga tidak banyak manfaatnya.

Bagaimana para peserta dalam sebuah transaksi komunikasi pribadi menilai etika dari komunikasi itu, atau bagaimana para pengamat luar menilai etikanya, akan berbeda-beda tergantung pada standar etika yang mereka gunakan. Sebagian diantara bahkan mungkin akan memilih untuk tidak mempertimbangkan etika. Namun demikian, masalah etika yang potensial tetap ada meskipun tidak terpecahkan atau tidak terjawab.

Apakah seorang komunikator menginginkan penilaian etika atau tidak? Komunikan umumnya akan menilai, secara resmi ataupun tidak resmi, upaya komunikator berdasarkan standar etika yang relevan menurut mereka. Jika bukan karena alasan lain, selain alasan pragmatik, yakni untuk kesempatan meningkatkan kesuksesan , komunikator perlu mempertimbangkan kriteria etis para khalayaknya.

Fungsi dan Tujuan Komunikasi

FUNGSI KOMUNIKASI
Apabila komunikasi dipandang dari arti yang lebih luas, tidak hanya sebagai pertukaran berita atau pesan, tetapi sebagai kegiatan individu dan kelompok mengenai tukar menukar data, fakta, ide, maka fungsinya dalam setiap sistem sosial adalah sebagai berikut:
1. Informasi: pengumpulan, penyimpanan, pemorsesan, penyebaran berita, data, gambar, fakta, pesan, opini, dan komentar yang dibutuhkan agar dapat dimengerti dan beraksi secara jelas terhadap kondisi lingkungan dan orang lain agar dapat mengambil keputusan yang tepat.

2. Sosialisasi: menunjuk pada upaya pendidikan, dimana adanya penyediaan sumber ilmu pengetahuan yang memungkinkan orang bersikap dan bertindak sebagaimana  anggota masyarakat yang efektif sehingga ia sadar akan fungsi sosialnya dan dapat aktif didalam masyarakat.

3.Motivasi: menjelaskan tujuan setiap masyarakat jangka pendek maupun jangka panjang, mendorong orang untuk menentukan pilihan dan keinginannya, mendorong kegiatan individu dan kelompok berdasarkan tujuan, mendorong kegiatan individu dan kelompok berdasarkan tujuan bersama yang akan dikejar.

4.Perdebatan dan diskusi: menyediakan dan saling menukar fakta yang diperlukan untuk memungkinkan persetujuan atau menyelesaikan perbedaan pendapat mengenai masalah public, menyediakan bukti-bukti relavan yang diperlukan utuk kepentingan umum agar masyarakat lebih melibatkan diri dengan masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

5.Pendidikan: pengalihan ilmu pengetahuan dapat mendorong perkembangan intelektual, pembentukan watak, serta membentuk keterampilan dan kemahiran yang diperlukan pada semua bidang kehidupan.

6.Memajukan kebudayaan: menyebarkan hasil kebudayaan dan seni dengan maksud melestarikan warisan masa lalu, mengembangkan kebudayaan dengan memperluas horison seseorang serta membangun imajinasi dan mendorong kreatifitas dan kebutuhan estetikanya.

7.Hiburan: memberikan hiburan kepada masyarakat, lewat penyebarluasan signal, simbol, suara dan imajinasi dari drama, tari, kesenian, kesusatraan, music, olahraga, kesenangan, kelompok dan individu, melalui media masa, eltronik dsb, sehingga masyarakat dapat menikmati hiburan, dan melarikan diri dri kesulitan hidup sehari-hari, dan lain-lain.

8.Integrasi: menyediakan bagi bangsa, kelompok, dan individu kesempatan untuk memperoleh berbagai pesan yang mereka perlukan agar mereka dapat saling kenal dan mengerti serta menghargai kondisi pandangan dan keinginan orang lain.

Dalam kajian ilmu komunikasi banyak ahli mengemukakan pendapatnya tentang fungsi- fungsi komunikasi. Dari berbagai pendapat yang berkembang, dalam makalah ini pemakalah juga akan memaparkan pendapat Harold D. Laswell (1948). Secara lebih terperinci fungsi- fungsi komunikasi,  yang dikemukakan Harold D. Laswell adalah sebagai berikut:
1.Penjajagan/ pengawasan lingkungan (surveillance of the environment)
2.Menghubungkan bagian- bagian yang terpisah dari masyarakat untuk menanggapi lingkungannya (correlation of the part of society in responding to the environment)
3.Menurunkan warisan sosial dari generasi ke generasi berikutnya (transmission of the social heritage)

Lebih lanjut ia mengemukakan, ada tiga kelompok yang selama ini melaksanakan ketiga fungsi tersebut. Fungsi pertama, dijalankan oleh para diplomat, atase dan koresponden luar negeri sebagai usaha menjaga lingkungan. Fungsi kedua, lebih diperankan oleh para editor, wartawan dan juru bicara sebagai penghubung respon internal. Adapun fungsi yang ketiga, adalah para pendidik didalam pendidikan informal atau formal karena terlibat mewariskan adat kebiasaan, nilai dari generasi ke generasi.

Charles R. Wright (1988) menambahkan satu fungsi, yakni entertainment (hiburan) yang menunjukkan pada tindakan- tindakan komunikatif yang terutama sekali dimaksudkan untuk menghibur dengan tidak mengindahkan efek- efek instrumental yang dimilikinya.
Sedangkan, menurut Wilbur Schramm fungsi komunikasi ini dapat dilihat dari kategori komunikator dan komunikan. Fungsi tersebut harus cocok satu sama lainnya, isi mengisi dan merupakan interpedensi agar supaya komunikasi dapat berjalan dengan harmonis. Hal tersebut dapat dilihat dari keterangan di bawah ini:

Fungsi- fungsi komunikasi juga bisa ditelusuri dari tipe komunikasi itu sendiri, yang mana komunikasi dibagi atas empat macam tipe, yakni:
1.      Komunikasi dengan diri sendiri (intrapersonal communication)
2.      Komunikasi antarpribadi (interpersonal communication)
3.      Komunikasi publik
4.      Komunikasi massa

Adapun fungsi komunikasi secara umum adalah sebagai berikut::
Ø  Mass Information, yakni untuk memberi dan menerima informasi kepada khalayak
Ø  Mass Education, yaitu untuk memberi pendidikan
Ø  Mass Persuasion, yaitu untuk mempengaruhi
Ø  Mass Entertainment, yaitu untuk menghibur


TUJUAN KOMUNIKASI
Tujuan komunikasi disini menunjuk kepada suatu harapan atau keinginan yang dituju oleh pelaku komunikasi. Secar umum Harold D Lasswel menyebutkan bahwa tujuan komunikasi ada empat, yaitu[5]:
Ø  Social Change (Perubahan Sosial). Seseorang mengadakan komunikasi dengan orang lain, diharapkan adanya perubahan sosial dalam kehidupannya, seperti halnya kehidupannya akan lebih baik dari sebelum berkomunikasi.
Ø  Attitude Change (Perubahan Sikap). Seseorang berkomunikasi juga ingin mengadakan perubahan sikap.
Ø  Opinion Change (Perubahan Pendapat). Seseorang dalam  berkomunikasi mempunyai harapan untuk mengadakan perubahan pendapat.
Ø  Behavior Change (Perubahan Perilaku). Seseorang berkomunikasi juga ingin mengadakan perubahan perilaku.
Pendapat lain mengatakan bahwa secara umum akibat atau hasil komunikasi dapat mencakup tiga aspek, yakni:
Ø  Aspek Kognitif, yaitu menyangkut kesadaran dan pengetahuan.
Ø  Aspek Afektif, yaitu menyangkut sikap atau perasaan atau emosi.
Ø  Aspek Konatif, yaitu menyangkut perilaku atau melakukan sesuatu.
Dalam kaitannya dengan tiga aspek diatas, ada beberapa indikator dari akibat atau hasil komunikasi, diantaranya ada tiga macam yang cukup popular, yakni Model AIDA (Attention, Interest, Desire dan Action), model Hierarki Efek dan model Adopsi Inovasi.

Model AIDA ini memberikan gambaran bahwa dampak atau hasil komunikasi yang terjadi pada seseorang setelah ia menerima pesan akan menyangkut empat hal, yakni: attention (perhatian) dalam kolom kognitif, kemudian meningkat ke tingkat afektif yaitu interest (minat) dan desire (keinginan), selanjutnya menigkat ke tingkat action (tindakan). Diasumsikan bahwa tindakan yang diambil pada dasarnya didorong oleh adanya perhatian, minat dan keinginan.

Model Model Hierarki Efek ini hampir sama dengan model AIDA. Hanya saja proses proses pertahapannya lebih kompleks, yaitu mencakup enam tahap: awareness (kesadaran), knowledge (pengetahuan), liking (menyukai), preference (pilihan), conviction (meyakini), purchase (membeli).

Model Adopsi Inovasi, ini dikembangkan oleh Evererr M. Rogers (1983). Model ini memberika gambaran tentang lima tahap yang dilalui dalam proses pembuatan keputusan untuk menerima atau menolak inovasi. Yang dimaksud inovasi disini adalah suatu ide atau gagasan, praktek , atau benda yang dinilai baru oleh seseorang. Kelima tahap tersebut adalah knowledge (pengetahuan), persuasion (persuasi), decision (keputusan), implementation (pelaksanaan), confirmation (konfirmasi).

Dalam model tahap ini pelaksanaan bukanlah tahap terakhir. Karena setelah itu ada satu tahap lagi yakni konfirmasi. Pada tahap ini seseorang akan mencari bukti-bukti penguatan dan mempertimbangkan kembali keputusan yang telah diambil dan dilaksanakannya. Apabila ia merasa benar, maka tindakannya akan diteruskan, tetapi bila ia merasa tidak benar, atau terpengaruh oleh inovasi lain atau oleh kebiasaan lama, maka ia akan berhenti melaksanakan inovasi.

Unsur Komunikasi

• Sumber

sumber adalah dasar yang dgunkana dalam penyampaian pesan dan digunakan dalam rangka memperkuat pesan itu sendiri. Sumber dapat berupa orang, lembaga, buku, dokumen dan sejenisnya.

• Komunikator

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu :

a. Penampilan

Khusus dalam komunikasi tatap muka yang menggunakan media padang dengan audio visual, seorang komunikator harus meyesuaikan diri dengan lingkungan dan komunikan. Penampilan ini sesuai denga tata krama dengan memperhatikan keadaan waktu dan tempat.

b. Penguasaaan Masalah

Seseorang yang tampil atau ditampilkan sebagai komunikator harus betul-betul menguasai masalahnya. Apabila tidak, maka stelah proses komunikasi berlangsung akan menimbulkan ketidakpercayaan terhadap komunikator dan akhirnya terhadap pesan itu sendiri yang akan menghambat terhadap efektivifitas komunikasi

c. Penguasaan Bahasa

Komunikator harus menguasai bahasa yang baik. Bahasa ini adalah bahasa yang digunakan dan dapat dipahami oleh komunikan. Penguasaan bahasa akan sangat membantu menjelaskan pesan-pesan apa yang ingin kita sampaikan kepada audience

d. Pesan

Pesan adaah keseeluruhan dari apa yang disampaikan oleh komunikator. Pesan ini mempunyai inti pesan yang sebenarnya yang menjadi pengaruh di dalam usaha mencoba mengubah sikap dan tingkah laku komunikan. pesan dapat secara panjang lebar mengupas berbagai segi, namun inti pesan dari komunikasi akan selalu mengarah pada tujuan akhir komunikasi itu.

• Media

Media adalah saluran penyampaian pesan. media komunikasi dapat dikategorikan dalam dua bagian, yaitu media umum dan media massa. media umum adalah media yang dapat digunakan oleh segala bentuk komunikasi

• Komunikasi

Komunikasi dapat digolongkan menjadi 3 jenis, yaitu :

1. personal
2. kelompok
3. massa

• Efek

Efek adalah hasil akhir dari suatu komunikasi,yaitu sikap dan tingkah laku orang, sesuai atau tidak sesuai dengan yang kita inginkan. Apabila sikap tingkah laku orang lain itu sesuai, maka komunikasi berhasil

Ciri-ciri Bahasa surat dan penggunaan bahasa surart

Ciri-Ciri Bahasa Surat

Bahasa surat biasanya memiliki cirri-ciri yaitu jelas isinya, lugas, menarik, dan sopan. Untuk lebih lengkapnya, lihat pembahasan berikut ini:

Jelas
Bahasa surat yang jelas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti tetapi harus terbebas dari salah tafsir atau rancu, sehingga data-data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan sasaran yang diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa yang membuat surat itu kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh karena itu, surat harus menggunakan pilihan kata-kata yang cermat, kalimat yang utuh tidak menggantung, dan tanda baca yang benar serta tidak terlalu banyak menggunakan kata-kata atau istilah asing.

Lugas
Lugas artinya sederhana, praktis, bersahaja (simple). Jika diterapakn dalam pada penulisan kalimat dalam surat, berate kalimat yang digunakan harus langsung menunjukkan persoalan atau permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele serta dapat mengungkapkan gagasan secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki.

Cara yang dapat dilakukan oleh penulis surat agar diperoleh bahasa surat yang lugas adalah sebagai berikut:

1)      Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan
2)      Menghilangkan basa-basi
3)      Menambahkan unsur penjelas yang hilang
4)      Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga
5)      Menempatkan tanda baca yang tepat

Menarik dan Sopan
Bahasa yang menarik adalah bahasa yang hidup, lugas, jelas, wajar, enak dibaca, tidak kaku, tidak menggunakan kata-kata yang telah using, dan tidak menggunakan kata makian yang dapat menyinggung perasaan orang lain. Bahasa yang menarik juga menghindari pengulangan kata yang mengakibatkan nada surat menjadi monoton atau membosankan lawan bicara.

Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang digunakan sederhana sesuai kaidah bahasa umumnya dan tidak menggunakan bahasa yang berlebihan sserta kata-kata yang merendahkan martabat orang lain.

Penggunaan Tata Bahasa dalam Surat-Menyurat

Pemakaian tata bahasa yang tepat dalam surat-menyurat memudahkan anda dalam memahami kalimat surat. Tata bahasa meliputi ejaan dan tanda baca (fungtuasi).

1)      Ejaan
Ejaan meliputi penulisan huruf, penulisan kata, dan penulisan unsure serapan.

a)      Penulisan huruf

Huruf capital sebagai huruf pertama digunakan dalam penulisan unsur serapan.
Nama gelar (keturunan, agama, dan kehormatan), pangkat, jabatan, dan gelar akademis yang diikuti dengan nama orang. Contoh : Cut Nyak Dien, Haji Amirudin, Prof. Soetjipto.
Nama bahasa, suku bangsa, dan bangsa. Contoh: bahasa Jepang, suku Indian, bangsa Mesir
Nama tahun, bulan, hari, dan peristiwa bersejarah. Contoh. Tahun Kabisat,bulan April, har senin, dan hari Pahlawan.

b)      Penulisan Kata

Perhatikan penulisan kata-kata berikut.

• Kata dasar merupakan kata yang berdiri sendiri. Contoh: majalah, kantor, dan kemarin
• Kata berimbuhan merupakan kata yang mendapatkan awalan atau akhiran. Contoh: perkantoran, bacaan, dan memasak
• Kata ulang ditulis menggunakan tanda hubung antara kata yang diulang. Contoh: surat-mnyurat, bahu-membahu, dan masak-masak.
• Kata gabungan yang diapit oleh imbuhan, maka pemulisannya digabung. Contoh: mempertanggungjawabkan, memperjualbelikan, dan melipatgandakan.
• Kata gabungan yang menggunakan awalan atau akhirannya saja ditulis terpisah, karena awalan dan akhirannya hanya terdapat pada salah satu kata gabungan. Contoh: beri tatahukan dan bertanggung jawab.
• Kata majemuk penulisan dipisah jika salah satu katanya tidak berdiri sendiri, dan digabung bila sudah dianggap satu kata. Contoh: kerja sama, tanda tangan, daripada dan apabila.
• Kata depan di,ke, dan dari yang berfungsi menunjukkan nama tempat/arah, maka penulisannnya dipisah. Contoh dari desa, ke Jakarta, dan di lemari.
• Kata pun penulisannya dipisah dari kata yang mendahuluinya, kecuali pada kata ungkapan tetap seperti meskipun, walaupun. Contoh: saya pun dan anda pun

c)      Penulisan unsur serapan

Penulisan unsur serapan dari bahasa asing perlu diperhatikan ketentuannya.

Contoh:
Management = Manajemen               Apotheek= Apotek
Kwitantie      = Kuitansi                    Psychology= Psikologi

2)      Tanda baca

Tanda titik

• Pada akhir kata singkatan, maka menggunakan satu tanda titik.
• Satu kata yang disingkat, maka menggunakan satu tanda titik. Contoh: nomor disingkat No., jalan disingkat Jln
• Dua kata yang disingkat, maka mengguanakn dua tanda titik. Contoh: Sarjana Teknik, disingkat S.T, sampai dengan disingkat s.d.
• Tiga kata yang disingkat, maka pada akhir singkatan dipakai satu tanda titik. Contoh: dan kawan-kawab disingkat dkk.

Tanda koma
Tanda koma dapat digunakan untuk:

• Memisahkan dua kalimat setara yang kalimat keduanya didahului dengan kata namun, tetapi, bahkan, melainkan, dan sedangkan.
• Merinci hal yang lebih dari dua.
• Tanda titik dua

Tanda titik dua digunakan pada akhir pernyataan yang diikuti dengan rinciannya. Tanda titik dua tidak dipakai pada akhir pernyataan yang sebelum perinciannya didahului dengan kata adalah, sebagai berikut, yaitu.

Tanda garis miring
Penulisan tanda garis miring setelah kata atau sebelum kata tidak menggunakan spasi. Contoh: organisasi/perhimpunan.

Fungsi Surat

Surat di nilai efektif bila apa yang disampaikan penulis kepada penerima sejalan atau sesuai dengan kehendak pengirim. Maka isi surat harus jelas, mudah dimengerti dan dipahami pihak penerima sehingga tidak menimbulkan salah paham dan keraguan dari pihak penerima.

Surat mempunyai beberapa fungsi antara lain sebagai berikut:

a)      Alat tata usaha
b)      Media komunikasi
c)      Duta atau wakil penulis
d)     Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian
e)      Alat pengingat atau berpikir misalnya surat yang telah diarsipkan.

a.   Surat sebagai Dokumen Tertulis

Surat sebagai dokumen tertulis dipergunakan bila terjadi perselisihan antar kantor-kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi. Bila dipergunakan untuk hal-hal yang telah terlupakan atau telah lama, surat dipakai untuk alat pengingat. Sedangkan surat bisa dijadikan bukti historis, yaitu dipergunakan sebagai bahan riset.

b.    Surat sebagai Duta/Wakil

Surat sebagai duta artinya surat menjadi wakil secara tertulis dari organisasi, instansi, ataupun perusahaan, misalnya bila perusahaan akan memesan barang, cukup dengan menulis surat pesanan untuk dikirim kepada perusahaan penjual atau dalam hal lamaran pekerjaan seorang pelamar kerja cukup dengan melayangkan srbuah surat lamaran pekerjaan kepada sebuah perusahaan atau instansi.

c.     Surat sebagai Otak Tata Usaha

Penyusunan surat sebagai salah satu pekerjaan kantor mempunyai cirri-ciri yang tidak berbeda dengan pekerjaan kantor lainnya, yaitu tidak berdiri sendiri melainkan erat kaitannya dengan banyak jenis kegiatan yang lain. Pada kantor yang besar umumnya telah digariskan prosedur yang tetap dalam melakukan aktivitas korespondensi, seperti konseptor, bagian pengecekan, pengetikan dan lain-lain.

d.      Surat sebagai Media Komunikasi

Komunikasi dipandang efektif apabila apa yang dikomunikasikan itu sampai ke tujuan sesuai dengan sumbernya. Surat sebagai alat komunikasi tertulis harus pula efektif, artinya dapat mencapai tujuannya maka surat harus ditulis dengan jelas dan terang apa yang dimakasud

Suatu surat yang tidak jelas dan tidak terang maksudnya akan mengakiatkan:

1)     Si penerima surat tidak mengerti maksudnya
2)      Keragu-raguannya bagi penerima, dan
3)     Apa yang dinyatakan atau dikehendaki mungkin tidak akan mendapat jawaban sebagaimana mestinya.

e.     Surat sebagai Barometer Kemajuan Kantor

Kegiatan yang dilakukan oleh kantor pemerintah atau swasta tidak akan dapat berjalan dan berkembang dengan baik tanpa mengadakan hubungan atau komunikasi antara sesamanya ataupun dengan pihak luar. Adapun pentingnya komunikasi itu tidak lain sebagai alat untuk memungkinkan terjadinya hubungan kerjasama yang baik dalam menyelesaikan pekerjaan kantor secara efektif.

Akibat gangguan-gangguan tersebut terhadap proses komunikasi dapat berupa :

a)      Informasi yang disampaikan tidak diterima atau terlambat datang di tempat tujuan
b)      Informasi tersebut tidak dipahami oleh pihak penerima
c)      Penerima salah menafsirkan akibatnya jadi salah mengambil keputusan, dan
d)     Informasi tidak ditanggapi sebagaimana mestinya.

Peranan Surat-Menyurat sebagai Alat Komunikasi Tulis & Tujuan Penulisan Surat

Peranan Surat-Menyurat sebagai Alat Komunikasi Tulis

Sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak satu ke pihak yang lain dinamakan surat. Informasi di sini dapat berupa pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, saran-saran, dan sebagainya atas nama pribadi, jabatan dalam sebuah organisasi, instansi dan perusahaan informal.

Banyak orang beranggapan surat adalah utusan atau duta organisasi pengirim surat. Kelebihan surat sebagai alat komunikasi dibandingkan dengan yang lain adalah sebagai berikut:

1. Surat dapat dijadikan bukti otentik karena jelas ada tanda tangan dan cap perusahaan/instansi.
2. Surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi secara panjang lebar, terperinci, dan terurai.
3. Surat lebih dapat menyimpan rahasia dibandingkan dengan telepon yang mungkin dapat disadap oleh orang lain.
4. Setiap kata-kata dan kalimat dalam penyampaian berita dengan surat bisa diperkirakan dengan seksama untuk menghilangkan perasaan yang tidak enak.
5. Surat lebih efektif karena informasi itu asli sesuai dengan sumbernya.

Tujuan Penulisan Surat

Surat merupakan tolak ukur keberhasilan dan kemajuan suatu instansi atau organisasi. Setiap kegiatan yang dilakukan olek setiap orang atau organisasi pasti mempunyai tujuan, demikian juga dengan penulisan surat mempunyai tujuan-tujuan tertentu sebagai berikut:

1. Ingin menyampaikan informasi kepada pihak lain
2. Ingin mendapat balasan/tanggapan dari penerima/pihak yang dikirim tentang informasi yang disampaikan tersebut.
3. Memperlancar arus informasi sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah tangkap

Jenis Lipatan surat

Macam, model, jenis lipatan surat dan cara melipat surat jenis Baku, Setengah Baku, Akordion, Semi Akordion, Tunggal, Ganda, Perancis, Baron.

 Adapun penjelasan dari macam atau model atau jenis lipatan surat dan cara melipat surat dari lipatan jenis Baku, Setengah Baku, Akordion, Semi Akordion, Tunggal, Ganda, Perancis, Baron adalah sebagai berikut.

• Lipatan Baku (Standard Fold)

Lipatan kertas jenis Baku adalah jenis lipatan surat yang paling umum digunakan.
Cara melipat jenis Baku : Kertas dibagi menjadi tiga bagian sama besar (Bagian 1, 2, dan 3) lalu dilipat dengan posisi bagian 1 dan bagian 3 semuanya dilipat ke arah bagian 2

• Lipatan Setengah Baku (Semi Standard Fold)

Lipatan kertas surat jenis Setengah Baku adalah variasi dari lipatan surat bentuk baku, perbedaan terletak pada bagian lipatan atasnya saja.
Cara melipat jenis Setengah Baku : Kertas dibagi tiga bagian, dua bagian sama besar dan satu bagian lebih kecil, kemudian kertas dilipat.

• Lipatan Akordion (Accordion Fold)

Lipatan Surat jenis Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk baku.
Cara melipat jenis Akordion : Kertas dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3) kemudian bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah..

• Lipatan Semi Akordion (Semi Accordion Fold)

Lipatan Surat jenis Semi Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk baku.
Cara melipat jenis Semi Akordion : Kertas dibagi 3 bagian (bagian 1 dan 2 sama besar dan bagian 3 lebih kecil). Bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah.

• Lipatan Tunggal (Single Fold)

Lipatan kertas jenis Tunggal adalah jenis lipatan kertas yang paling sederhana serta paling mudah dibuat karena hanya dengan membagi kertas surat menjadi dua bagian yang sama panjang kemudian dilipat.
Cara melipat jenis Tunggal : Kertas dibagi dua bagian sama besar, lalu dilipat.

• Lipatan Ganda (Parallel Double Fold)

Lipatan kertas surat jenis Ganda juga adalah jenis lipatan yang mudah untuk dibuat, karena hanya meneruskan lipatan sekali lagi setelah lipatan tunggal.
Cara melipat jenis Ganda : Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1). Lipatan ke 1 dibagi 2 sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 2).

• Lipatan Perancis (French Fold)

Lipatan kertas jenis Perancis sering digunakan untuk surat-surat niaga. Tetapi sekarang banyak surat surat dinas yang menggunakan jenis lipatan kertas surat yang semula merupakan lipatan kertas surat yang digunakan oleh raja dan kaum bangsawan Eropa tersebut.
Cara melipat jenis Perancis : Kertas dibagi dua sama besar kemudiam dilipat (lipatan ke 1). Lipatan ke 1 dilipat kembali sama besar sehingga menghasilkan lipatan ke 2

• Lipatan Baron (Baronial Fold)

Lipatan surat jenis Baron sering digunakan untuk surat-surat dinas atau surat yang menggunakan amplop atau sampul yang panjang karena panjang lipatan ini melebihi sampul atau amplop ukuran pendek.
Cara melipat jenis Baron : Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1), kemudian lipatan ke 1 dibagi tiga sama besar. Bagian 1 dilipat ke kiri dan bagian 2 dilipat ke kanan.