Fungsi dan Kegunaan Arsip

Fungsi Arsip 

Menurut pasal 2 UU No 7 tahun 1971 dibedakan menjadi :

1. Fungsi dinamis
2. Fungsi statis

Menurut Drs. Anhar fungsi arsip yaitu :

1. Sebagai alat penyimpanan warkat
2. Sebagai alat bantuan perpustakaan
3. Penyimpanan warkat-warkat terhadap keputusan yang telah diambil.
4. Kersipan brarti menyimpan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan.

Menurut Drs AW Widjaya mengatakan bahwa arsip dinamis dapat diperinci lagi menjadi:

1. Arsip aktif
2. Arsip semi aktif
3. Arsip in aktif

• Arsip aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menrus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dario suatu organisasi / kantor
• Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.
• Arsip In aktif yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus, atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai frekuensi saja.

Kegunaan Arsip

• Menurut Milton Reilzfeld yaitu :

1. Values for administrative use
2. Values for legas use (nilai-nilai kegunaan hukum)
3. Values for fiscal use (nilai-nilai kegunaan keuangan)
4. Values for policy use ( nilai-nilai kegunaan politik/kebijakan)
5. Values for historical use (nilai-nilai keguanaan sejarah)
6. Values for research use (nilai-nilai kegunaan penelitian)

• Menurut Ensiklopedia administratif yaitu

1. Guna informatoris
2. Guna yuridis
3. Guna historis
4. Guna ilmiah

• Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia Guna arsip dibedakan menjadi:

Nilai guna primer meliputi :

1. Nilai guna administrasi
2. Nilai guna hukum
3. Nilai guna keuangan
4. Nilai guna ilmiah dan teknologi

Nilai Guna sekunder meliputi :

1. Nilai guna kebuktian
2. Nilai guna informasional

Dari berbagai sumber di atas dapat disimpulkan bahwa nilai guna arsip yaitu :

1. Untuk kegunaan administrasi
2. Untuk kegunaan hukum
3. Untuk kegunaan keuangan
4. Untuk kegunaan haluan organisasi
5. Untuk kegunaan pelaksanaan kegiatan organisasi
6. Untuk kegunaan sejarah
7. Untuk kegunaan keperluan penelitian
8. Untuk kegunaan penerangan