Tujuan, Fungsi, Tugas, Aspek dan Bidang Kerja Manajemen Administrasi Perkantoran

Manajemen administrasi perkantoran adalah bagian dari manajemen yang memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya.

Kegiatan Manajemen Administrasi Perkantoran

Kegiatan manajemen administrasi antara lain :

• Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.
• Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yg membutuhkan.
• Pengadministrasian seluruh kegiatan
• Menginventarisasi peralatan kantor

Tujuan Manajemen Administrasi Perkantoran

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yg berjudul Office Management and Control, yaitu:

1. Membantu perusahaan memelihara persaingan.
2. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
3. Membuat catatan dengan biaya minimal
4. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
5. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.

Aspek (fungsi) Manajemen Administrasi Perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain:

1. Pengendalian dan pengawasan
2. Pengarahan dan pengawasan
3. Pengarahan
4. Manajemen
5. Pengawasan
6. Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian
7. Manajemen dan pengarahan
8. Tata laksana/penyelenggaraan
9. Pelaksana secara efisien

Faktor-faktor Manajemen Administrasi Perkantoran menurut Edwin Robinson

1. Persayaratan
2. Metode
3. pegawai
4. Material perlengkapan

Fungsi-fungsi Manajemen Administrasi Perkantoran yg terkait menurut H.Mac Donald (office management)

1. Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)
2. Biaya perkantoran (office costs)
3. Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)
4. Kepegawaian perkantoran (office personel)
5. Metode perkantoran (office methods)
6. Perlengkapan perkantoran (office equipment)

Cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey

1. peralatan & mesin (appliance and machine)
2. perbekalan & alat tulis (supplies and stationery)
3. metode (methods)
4. tata warkat (records)
5. kontrol pejabat pimpinan (executive controls)
6. ruang perkantoran (office space)
7. komunikasi (communications)
8. kepegawaian kantor (office personnel)
9. perabotan dan perlengkapan kantor (furniture and equipment)

Manajemen Administrasi Perkantoran menurut George R. Terry

Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian & pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.

Manajemen Administrasi Perkantoran menurut William Leffingwell & Edwin Robinson

Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.

Manajemen Administrasi Perkantoran menurut Millis Geoffrey

Manajemen kantor adalah seni membimbing personil kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan

Dengan demikian, manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur & menyusun), mengarahkan (memberikan arah & petunjuk), mengawasi & mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yg terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work).

Manajemen Administrasi Perkantoran meliputi pekerjaan perkantoran diantaranya:

1. menggandakan (duplicating)
2. mengirim surat (mailing)
3. mengetik (typing)
4. menghitung (calculating)
5. menyimpan warkat/arsip (filing)
6. menelepon (telephoning)
7. memeriksa (checking)
8. dan kegiatan lain.