- On Line, yaitu suatu keadaan di mana telepon yang dituju sedang dipakai. Biasanya yang mengatakan on line adalah operator atau resepsionis.
- Collect Call/Transferred Charge Calls, yaitu percakapan telepon yang diminta seseorang di mana pembayaran pulsa teleponnya dibebankan kepada penerima telepon atau kepada pemilik nomor telepon yang dituju.
- Long Distance Calls, sering juga disebut hubungan interlokal, yaitu percakapan telepon dengan tujuan ke kota/wilayah lain tetapi masih dalam satu negara,
- City Calls, biasa disebut hubungan lokal, yaitu percakapan telepon yang dilakukan dari satu tempat ke tempat lain dalam satu kota/wilayah.
- Personal Calls, yaitu kegiatan menelepon melalui operator telepon, di mana telepon hanya bisa disambungkan kepadanya bila orang yang dituju ada, dicatat sebagai beban biaya pribadi.
- SLI (Sambungan Langsung Internasional), yaitu hubungan telepon ke luar negeri. Contoh : dari Indonesia ke Singapura. Caranya: tekan 001-tekan kode negara-tekan kode wilayah-tekan nomor yang dituju.
- SLJJ (Sambungan Langsung Jarak Jauh), yaitu hubungan telepon jarak jauh. Caranya : Putar atau tekan nomor 100, setelah operator menjawab, segera sebutkan nomor telepon anda, sebutkan nama kantor anda, sebutkan nama kota dan nomor telepon yang dituju, sebutkan jenis permintaan yang dikehendaki, biasa atau segera.
- International Direct Dial Calls (IDD Calls), biasa disebut hubungan internasional atau overseas call, yaitu permintaan percakapan telepon jarak jauh antarnegara (dari satu negara ke negara lain) dengan memutar nomor awalan internasional, kode negara, dan nomor regional negara yang dituju. Hubungan ini dilakukan melalui operator telepon.
- Extension/Interline, yaitu menelepon dengan menggunakan nomor extension, yaitu sambungan telepon dari luar perusahaan/instansi ke nomor telepon yang terdapat di dalam perusahaan /instansi. Misalnya : ada telepon masuk meminta disambungkan ke bagian lain dengan nomor extension 234.
- Direct Line, yaitu percakapan telepon yang dilakukan seseorang dari luar perusahaan tanpa melalui operator telepon. Penelepon langsung dapat memutar nomor telepon yang dituju.
- House Phone, yaitu suatu fasilitas telepon yang disediakan untuk tamu, biasanya di lobi hotel. Gunanya agar para tamu dapat menghubungi langsung nomor telepon yang ada di dalam hotel tersebut. Misalnya: menelepon ke nomor kamar tamu yang dituju.
- Incoming Calls, yaitu menerima sambungan telepon dari luar perusahaan melalui operator telepon perusahaan. Jika ada Incoming Call, tombol saluran akan menyala, lalu tekan dan tanyakan ingin berbicara dengan siapa. Setelah mendapat jawaban, segera sambungkan ke nomor yang dituju.
- Out Calls, yaitu sambungan telepon dari dalam kantor ke luar kantor.
- Toll Free Calls, yaitu percakapan telepon di luar atau di dalam negeri dengan sistem pelayanan otomatis, di mana biayanya ditanggung/dibebankan pada orang yang dipanggil. Toll Free Calls, ini biasanya digunakan di lingkungan bisnis.
- Person to Person Calls, yaitu permintaan percakapan telepon dengan pesan agar disambungkan ke orang tertentu.
- Department To Department, yaitu sambungan telepon yang terjadi di lingkungan/di dalam perusahaan, antara departemen satu dengan departemen lain.
- Fixed Time Calls, yaitu fasilitas untuk dihubungkan dengan orang tertentu pada waktu yang telah ditentukan. Fasilitas ini dapat digunakan jika sebelumnya anda telah mendaftarkan diri ke operator telepon.
Senin, 26 Januari 2015
Jenis-Jenis Layanan Telepon Keluar
Seorang operator telepon, resepsionis, dan sekretaris, selain harus mempunyai kemampuan dan keterampilan berkomunikasi, juga harus memiliki pengetahuan tentang jenis-jenis layanan dalam bertelepon, antara lain sebagai berikut.
Pengertian Telepon
Sejalan dengan perkembangan saat ini, khususnya di bidang teknologi informasi, kehadiran pesawat telepon telah mengambil peran sangat penting. Telepon telah mampu menciptakan terobosan dan peluang baru dalam interaksi antar sesama umat manusia di seluruh dunia termasuk dalam perkembangan dan peningkatan dunia usaha.
Telepon sebagai alat komunikasi langsung jarak jauh yang cepat dalam menerima dan menyampaikan pesan, telah banyak digunakan manusia dalam seluruh aspek kehidupannya. Saat ini, hampir di setiap rumah tinggal paling tidak memiliki 1 pesawat telepon. Kantor pemerintah maupun swasta pasti memiliki minimal 1 buah pesawat telepon. Para pimpinan perusahaan besar, menengah,,kecil, para eksekutifnya, hingga karyawan level bawah memiliki 1 telepon genggam yang dibawa ke mana pun mereka pergi. Terlihat bahwa pesawat telepon telah menjadi alat yang penting untuk berkomunikasi.
Mengapa anda menggunakan telepon dalam berkomunikasi? Sebagian besar orang akan menjawab, bahwa komunikasi melalui telepon menghemat waktu. Memang dari segi waktu dan kemungkinan biaya, bertelepon akan lebih efisien dan efektif dibandingkan menemui orang secara langsung, apalagi menyangkut hal-hal penting yang harus segera diselesaikan.
Kata telepon berasal dari kata tele yang berarti "jauh", dan phone yang berarti "bunyi".
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, pengertian telepon adalah sebagai berikut.
Dari pengertian diatas, dapat disimpulkan pengertian telepon dilihat dari dua segi, yaitu dari segi wujud dan material/harga, serta dari segi kegiatannya.
Telepon sebagai alat komunikasi langsung jarak jauh yang cepat dalam menerima dan menyampaikan pesan, telah banyak digunakan manusia dalam seluruh aspek kehidupannya. Saat ini, hampir di setiap rumah tinggal paling tidak memiliki 1 pesawat telepon. Kantor pemerintah maupun swasta pasti memiliki minimal 1 buah pesawat telepon. Para pimpinan perusahaan besar, menengah,,kecil, para eksekutifnya, hingga karyawan level bawah memiliki 1 telepon genggam yang dibawa ke mana pun mereka pergi. Terlihat bahwa pesawat telepon telah menjadi alat yang penting untuk berkomunikasi.
Mengapa anda menggunakan telepon dalam berkomunikasi? Sebagian besar orang akan menjawab, bahwa komunikasi melalui telepon menghemat waktu. Memang dari segi waktu dan kemungkinan biaya, bertelepon akan lebih efisien dan efektif dibandingkan menemui orang secara langsung, apalagi menyangkut hal-hal penting yang harus segera diselesaikan.
Kata telepon berasal dari kata tele yang berarti "jauh", dan phone yang berarti "bunyi".
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, pengertian telepon adalah sebagai berikut.
- Pesawat dengan listrik dan kawat untuk bercakap=cakap antara dua orang yang berjauhan tempatnya.
- Percakapan yang disampaikan dengan pesawat tersebut.
Dari pengertian diatas, dapat disimpulkan pengertian telepon dilihat dari dua segi, yaitu dari segi wujud dan material/harga, serta dari segi kegiatannya.
- Dari segi wujud dan material/harga, telepon adalah alat/sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan warta dari satu pihak kepada pihak lain yang berjauhan jaraknya, baik secara internal (dalam satu kantor) maupun secara eksternal (di luar kantor/dengan pihak-pihak lain).
- Dari segi kegiatannya, telepon berarti berbicara atau bercakap-bercakap dengan pesawat telepon, baik itu menelepon maupun menerima telepon.
- Ada pihak yang menyampaikan berita melalui pesawat telepon, yang disebut communicator atau komunikator
- Ada berita yang disampaikan, yang disebut message atau pesan
- Ada sarana yang digunakan untuk menyampaikan berita, yaitu pesawat telepon
- Ada pihak yang menerima berita melalui pesawat telepon, yang disebut communicant atau komunikan
- Ada tanggapan dari pihak penerima berita, yaitu disebut respons.
Tujuan Penataan Ruang Kantor
- Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.
- Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.
- Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang bekerja.
- Memberikan kemudahan yang tinggi pada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja.
- Menghindarkan diri dari kemungkinan saling mengganggu antara karyawan yang satu dan karyawan yang lainnya.
- Mempergunakan segenap ruangan dengan baik, sehingga setiap meter persegi, sudut, atau tengah ruangan dapat dimanfaatkan untuk berbagai aktivitas pekerjaan kantor.
- Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh, dan mengganggu, dan pekerjaan sunyi.
- Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari para relasi dan tamu yang datang.
- Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak terpendek.
Macam-Macam Personel Kantor
Ada empat macam Personel Kantor diantaranya :
- Administrator (Kepala Administrasi)
- Manajer (Pimpinan Pelaksana Kerja)
- Staf (Pembantu Ahli)
- Worker (Pegawai atau Pekerja)
Senin, 19 Mei 2014
Arsip Dan Kearsipan
A. Arsip dan Kearsipan
B. Jenis-jenis Arsip
1. Jenis-jenis arsip berdasar frekuensi penggunaannya
a. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Arsip dinamis dibedakan menjadi dua, yaitu:
1) Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
2) Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
b. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
2. Jenis-jenis arsip berdasar medianya
a. Arsip konvensional adalah arsip yang berbasis kertas. Contohnya adalah: SK, sertifikat, piagam, dll
b. Arsip audio visual atau arsip pandang dengar adalah arsip yang dapat dilihat dan/atau didengar dengan menggunakan peralatan khusus yang memiliki bentuk fisik beraneka ragam tergantung pada media teknologi yang digunakan pada saat penciptaannya.
Arsip audio visual meliputi:
1) arsip citra statis atau foto;
2) arsip citra bergerak yaitu film, microfilm, video, dan video compact disc (VCD)/digital video disc (DVD)/liquid crystal display (LCD);
3) Arsip rekaman suara yaitu kaset dan compact disc (CD);
4) Arsip kartografi/peta dan kearsitekturan/gambar konstruksi bangunan; dan
5) media lain sesuai dengan perkembangan teknologi penciptaannya.
c. Arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan, digunakan, dan dipelihara sebagai bukti transaksi, aktifitas dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah dengan sistem komputer.
Penciptaan arsip elektronik dapat berasal dari hasil alih-media, naskah dinas elektronik (E-mail), website internet, basis data, dokumen multimedia, dan lain- lain.
C. Azas Penyelenggaraan Kearsipan
Di antara aza-azas penyelenggaraan kearsipan adalah sebagai berikut:
D. Peran arsip bagi organisasi:
Setiap organisasi membutuhkan perencanaan, baik dalam hal tata kerja, keuangan, staffing, maupun hal-hal lainnya. Sebagai contoh arsip sebagai perencanaan adalah proposal dan laporan hasil kerja. Proposal dan laporan hasil kerja suatu periode dapat digunakan sebagai acuan program kerja periode berikutnya.
Arsip dapat digunakan sebagai penyelamat aset suatu organisasi. Dengan adanya arsip kepemilikan, maka aset organisasi dapat diselamatkan. Sebagai contoh adalah keberadaan sertifikat kepemilikan dan surat dan warkat lainnya.
Kekayaan intelektual merupakan hal yang harus dipertahankan agar tidak diklaim oleh pihak lain. Sebagai contoh arsip ini adalah sertifikat hak cipta suatu produk.
Banyak sengketa tanah atau gedung terjadi karena pihak-pihak yang bersangkutan merasa memiliki sesuatu yang sama. Di mata hukum, pihak yang memiliki bukti lah yang dapat memperoleh hak-haknya.
Wilayah kekuasaan suatu institusi sering kali menjadi perebutan dengan institusi lain. Hal ini karena organisasi tidak mampu menunjukkan warkat yang merupakan bukti kepemilikan wilayah tersebut.
Untuk mempromosikan sesuatu, sebuah organisasi tidak selalu harus menunjukkannya dengan kata-kata. Sebuah organisasi cukup menunjukkan arsip foto atau sertifikat penghargaan yang dimilikinya. Sebagai contoh: jika suatu sekolah ingin menunjukkan lingkungan belajar yang bersih dalam brosur bagi calon mahasiswa, maka sekolah itu tidak harus menuliskan kata-kata, namun cukup melampirkan kondisi lingkungan sekolah dengan foto. Foto dapat menggambarkan kondisi yang lebih lengkap daripada kata-kata.
Generasi suatu organisasi selalu berlanjut dan berganti. Untuk menanamkan nilai pada generasi baru, maka sebuah organisasi dapat menunjukkannya dengan naskah-naskah keberhasilan di masa lalu. Sebagai contoh: Suatu perguruan tinggi dapat menunjukkan foto-foto KKN di masa lalu yang luar biasa, sehingga mahasiswa yang akan melaksanakan KKN sekarang mempunyai gambaran tentang keberhasilan di masa lampau.
Ada kalanya suatu keputusan membutuhkan berbagai pertimbangan. Dalam hal ini, arsip dapat digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan.
E. Lembaga Kearsipan
Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
Lembaga Kearsipan di Indonesia meliputi:
1. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
2. Arsip daerah provinsi
3. Arsip daerah kabupaten/kota
4. Arsip perguruan tinggi
- Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
- Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
- Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
B. Jenis-jenis Arsip
1. Jenis-jenis arsip berdasar frekuensi penggunaannya
a. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Arsip dinamis dibedakan menjadi dua, yaitu:
1) Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
2) Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
b. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
2. Jenis-jenis arsip berdasar medianya
a. Arsip konvensional adalah arsip yang berbasis kertas. Contohnya adalah: SK, sertifikat, piagam, dll
b. Arsip audio visual atau arsip pandang dengar adalah arsip yang dapat dilihat dan/atau didengar dengan menggunakan peralatan khusus yang memiliki bentuk fisik beraneka ragam tergantung pada media teknologi yang digunakan pada saat penciptaannya.
Arsip audio visual meliputi:
1) arsip citra statis atau foto;
2) arsip citra bergerak yaitu film, microfilm, video, dan video compact disc (VCD)/digital video disc (DVD)/liquid crystal display (LCD);
3) Arsip rekaman suara yaitu kaset dan compact disc (CD);
4) Arsip kartografi/peta dan kearsitekturan/gambar konstruksi bangunan; dan
5) media lain sesuai dengan perkembangan teknologi penciptaannya.
c. Arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan, digunakan, dan dipelihara sebagai bukti transaksi, aktifitas dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah dengan sistem komputer.
Penciptaan arsip elektronik dapat berasal dari hasil alih-media, naskah dinas elektronik (E-mail), website internet, basis data, dokumen multimedia, dan lain- lain.
C. Azas Penyelenggaraan Kearsipan
Di antara aza-azas penyelenggaraan kearsipan adalah sebagai berikut:
- kepastian hukum;
- keautentikan dan keterpercayaan;
- keutuhan;
- asal usul (principle of provenance);
- aturan asli (principle of original order);
- keamanan dan keselamatan;
- keprofesionalan;
- keresponsifan;
- keantisipatifan;
- kepartisipatifan;
- akuntabilitas;
- kemanfaatan;
- aksesibilitas; dan
- kepentingan umum.
D. Peran arsip bagi organisasi:
- Bahan perencanaan
Setiap organisasi membutuhkan perencanaan, baik dalam hal tata kerja, keuangan, staffing, maupun hal-hal lainnya. Sebagai contoh arsip sebagai perencanaan adalah proposal dan laporan hasil kerja. Proposal dan laporan hasil kerja suatu periode dapat digunakan sebagai acuan program kerja periode berikutnya.
- Penyelamatan aset
Arsip dapat digunakan sebagai penyelamat aset suatu organisasi. Dengan adanya arsip kepemilikan, maka aset organisasi dapat diselamatkan. Sebagai contoh adalah keberadaan sertifikat kepemilikan dan surat dan warkat lainnya.
- Perlindungan Hak atas Kekayaan Intelektual
Kekayaan intelektual merupakan hal yang harus dipertahankan agar tidak diklaim oleh pihak lain. Sebagai contoh arsip ini adalah sertifikat hak cipta suatu produk.
- Penyelesaian sengketa/kasus
Banyak sengketa tanah atau gedung terjadi karena pihak-pihak yang bersangkutan merasa memiliki sesuatu yang sama. Di mata hukum, pihak yang memiliki bukti lah yang dapat memperoleh hak-haknya.
- Perlindungan wilayah
Wilayah kekuasaan suatu institusi sering kali menjadi perebutan dengan institusi lain. Hal ini karena organisasi tidak mampu menunjukkan warkat yang merupakan bukti kepemilikan wilayah tersebut.
- Membangun citra
Untuk mempromosikan sesuatu, sebuah organisasi tidak selalu harus menunjukkannya dengan kata-kata. Sebuah organisasi cukup menunjukkan arsip foto atau sertifikat penghargaan yang dimilikinya. Sebagai contoh: jika suatu sekolah ingin menunjukkan lingkungan belajar yang bersih dalam brosur bagi calon mahasiswa, maka sekolah itu tidak harus menuliskan kata-kata, namun cukup melampirkan kondisi lingkungan sekolah dengan foto. Foto dapat menggambarkan kondisi yang lebih lengkap daripada kata-kata.
- Menanamkan nilai
Generasi suatu organisasi selalu berlanjut dan berganti. Untuk menanamkan nilai pada generasi baru, maka sebuah organisasi dapat menunjukkannya dengan naskah-naskah keberhasilan di masa lalu. Sebagai contoh: Suatu perguruan tinggi dapat menunjukkan foto-foto KKN di masa lalu yang luar biasa, sehingga mahasiswa yang akan melaksanakan KKN sekarang mempunyai gambaran tentang keberhasilan di masa lampau.
- Bahan pengambilan keputusan
Ada kalanya suatu keputusan membutuhkan berbagai pertimbangan. Dalam hal ini, arsip dapat digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan.
E. Lembaga Kearsipan
Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
Lembaga Kearsipan di Indonesia meliputi:
1. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
2. Arsip daerah provinsi
3. Arsip daerah kabupaten/kota
4. Arsip perguruan tinggi
Pengelolaan Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
A. RUANG LINGKUP PENGELOLAAN
Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan:
1. andal;
2. sistematis;
3. utuh;
4. menyeluruh; dan
5. sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.
Pengelolaan arsip dinamis meliputi:
1. penciptaan arsip;
2. penggunaan dan pemeliharaan arsip; dan
3. penyusutan arsip.
Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
(5) Pejabat atau orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya.
B. PENGELOLAAN ARSIP AKTIF
Pengelolaan arsip aktif meliputi pengaturan tentang:
1. pemberkasan;
Pemberkasan dilakukan berdasarkan sistem subjek. Sistem subjek merupakan pengelompokan arsip yang didasarkan atas subjek, sub subjek, dan sub-sub subjek.
Pengaturan dalam setiap subjek, sub subjek, dan sub-sub subjek dapat dilakukan menggunakan urutan abjad, tanggal, nomor, dan wilayah. Pemberkasan sistem subjek dilaksanakan berdasarkan pola klasifikasi arsip.
Pemberkasan arsip dilaksanakan dengan tahapan:
a. pemeriksaan; yaitu untuk mengetahui kelengkapan, kondisi fisik arsip, dan keterkaitan dengan arsip lain. Berkas yang tidak lengkap, rusak, atau tidak dalam satu kesatuan perlu dilengkapi, diperbaiki, atau digabungkan dengan berkas lain yang sudah tersimpan.
b. penyortiran; Penyortiran dilakukan untuk memilah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip yang lain.
c. penentuan indeks; Penentuan indeks dilakukan untuk menentukan nama jenis arsip atau kata tangkap (caption) atau kata kunci (keyword) sesuai dengan materi arsip. Indeks dapat berupa nama orang, nama organisasi, nama wilayah, nama benda, nomor, dan subjek atau masalah.
d. penentuan kode; Penentuan kode dilakukan berdasarkan kelompok subjek, sub subjek, dan sub-sub subjek yang berupa gabungan huruf dan angka.
e. pembuatan label; Pembuatan label dilaksanakan pada sekat penunjuk (guide), folder/map, dan peralatan penyimpan arsip lainnya dilaksanakan secara konsisten.
f. pembuatan tunjuk silang; Pembuatan tunjuk silang dilaksanakan untuk menghubungkan berkas yang satu dengan berkas lain yang memiliki keterkaitan informasi.
g. penempatan arsip. Penempatan arsip dilakukan sesuai dengan lokasi atau kelompok subjeknya.
2. penyimpanan dan pemeliharaan; Penyimpanan dan pemeliharaan arsip aktif oleh tata usaha unit pengolah dilaksanakan dalam file kabinet, lemari arsip, atau sarana lainnya pada pusat berkas (sentral file). Setiap pimpinan unit kerja dan pegawai wajib menyerahkan arsip aktif kepada tata usaha unit pengolah untuk dikelola di pusat berkas (sentral file).
3.Penggunaan dan layanan. Penggunaan arsip aktif hanya dilakukan oleh pegawai yang berhak untuk kepentingan dinas. Waktu pinjam/penggunaan arsip paling lama 5 (lima) hari kerja.
Prosedur layanan arsip dilakukan dengan tahapan:
1. permintaan baik melalui lisan maupun tulisan;
2. pencarian arsip di lokasi simpan;
3. penggunaan tanda keluar;
4. pencatatan;
5. pengambilan atau pengiriman;
6. pengendalian;
7. pengembalian; dan
8. penyimpanan kembali.
C. PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF
Pengelolaan arsip inaktif meliputi pengaturan pusat arsip, deskripsi dan penataan, pemeliharaan, dan pelayanan. Arsip Inaktif disimpan di Records Center (Pusat Arsip organisasi).
Arsip inaktif di pusat arsip dideskripsikan dan diolah untuk menghasilkan daftar arsip inaktif yang disimpan.
Daftar arsip inaktif disesuaikan dengan sistem dan pola penataan arsip inaktif.
Pola penataan arsip inaktif dilaksanakan sesuai dengan pola penataan aslinya (original order) di dalam boks arsip yang standar. Pola penataan arsip inaktif dalam boks arsip dilaksanakan berdasarkan asal unit kerja pencipta arsip dan nomor urut boks arsip.
Pemeliharaan arsip inaktif pada pusat arsip dilaksanakan untuk menjamin arsip dapat digunakan dalam jangka waktu sesuai dengan jadwal retensi arsip. Pemeliharaan arsip inaktif dilaksanakan dengan cara menjaga kebersihan, keamanan, dan kelestarian arsip.
Ruangan arsip dalam jangka waktu tertentu dilaksanakan penyucihamaan atau fumigasi untuk menjamin arsip tidak terserang jamur, serangga dan hama penyakit. Penggunaan arsip inaktif hanya dilakukan oleh pegawai yang berhak untuk kepentingan dinas.
Waktu pinjam/penggunaan arsip inaktif paling lama 5 (lima) hari kerja.
Prosedur layanan arsip inaktif dilakukan dengan tahapan:
1. permintaan baik melalui lisan maupun tulisan;
2. pencarian arsip di lokasi simpan;
3. penggunaan tanda keluar;
4. pencatatan;
5. pengambilan atau pengiriman;
6. pengendalian;
7. pengembalian; dan
8. penyimpanan kembali.
A. RUANG LINGKUP PENGELOLAAN
Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan:
1. andal;
2. sistematis;
3. utuh;
4. menyeluruh; dan
5. sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.
Pengelolaan arsip dinamis meliputi:
1. penciptaan arsip;
2. penggunaan dan pemeliharaan arsip; dan
3. penyusutan arsip.
Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
(5) Pejabat atau orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya.
B. PENGELOLAAN ARSIP AKTIF
Pengelolaan arsip aktif meliputi pengaturan tentang:
1. pemberkasan;
Pemberkasan dilakukan berdasarkan sistem subjek. Sistem subjek merupakan pengelompokan arsip yang didasarkan atas subjek, sub subjek, dan sub-sub subjek.
Pengaturan dalam setiap subjek, sub subjek, dan sub-sub subjek dapat dilakukan menggunakan urutan abjad, tanggal, nomor, dan wilayah. Pemberkasan sistem subjek dilaksanakan berdasarkan pola klasifikasi arsip.
Pemberkasan arsip dilaksanakan dengan tahapan:
a. pemeriksaan; yaitu untuk mengetahui kelengkapan, kondisi fisik arsip, dan keterkaitan dengan arsip lain. Berkas yang tidak lengkap, rusak, atau tidak dalam satu kesatuan perlu dilengkapi, diperbaiki, atau digabungkan dengan berkas lain yang sudah tersimpan.
b. penyortiran; Penyortiran dilakukan untuk memilah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip yang lain.
c. penentuan indeks; Penentuan indeks dilakukan untuk menentukan nama jenis arsip atau kata tangkap (caption) atau kata kunci (keyword) sesuai dengan materi arsip. Indeks dapat berupa nama orang, nama organisasi, nama wilayah, nama benda, nomor, dan subjek atau masalah.
d. penentuan kode; Penentuan kode dilakukan berdasarkan kelompok subjek, sub subjek, dan sub-sub subjek yang berupa gabungan huruf dan angka.
e. pembuatan label; Pembuatan label dilaksanakan pada sekat penunjuk (guide), folder/map, dan peralatan penyimpan arsip lainnya dilaksanakan secara konsisten.
f. pembuatan tunjuk silang; Pembuatan tunjuk silang dilaksanakan untuk menghubungkan berkas yang satu dengan berkas lain yang memiliki keterkaitan informasi.
g. penempatan arsip. Penempatan arsip dilakukan sesuai dengan lokasi atau kelompok subjeknya.
2. penyimpanan dan pemeliharaan; Penyimpanan dan pemeliharaan arsip aktif oleh tata usaha unit pengolah dilaksanakan dalam file kabinet, lemari arsip, atau sarana lainnya pada pusat berkas (sentral file). Setiap pimpinan unit kerja dan pegawai wajib menyerahkan arsip aktif kepada tata usaha unit pengolah untuk dikelola di pusat berkas (sentral file).
3.Penggunaan dan layanan. Penggunaan arsip aktif hanya dilakukan oleh pegawai yang berhak untuk kepentingan dinas. Waktu pinjam/penggunaan arsip paling lama 5 (lima) hari kerja.
Prosedur layanan arsip dilakukan dengan tahapan:
1. permintaan baik melalui lisan maupun tulisan;
2. pencarian arsip di lokasi simpan;
3. penggunaan tanda keluar;
4. pencatatan;
5. pengambilan atau pengiriman;
6. pengendalian;
7. pengembalian; dan
8. penyimpanan kembali.
C. PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF
Pengelolaan arsip inaktif meliputi pengaturan pusat arsip, deskripsi dan penataan, pemeliharaan, dan pelayanan. Arsip Inaktif disimpan di Records Center (Pusat Arsip organisasi).
Arsip inaktif di pusat arsip dideskripsikan dan diolah untuk menghasilkan daftar arsip inaktif yang disimpan.
Daftar arsip inaktif disesuaikan dengan sistem dan pola penataan arsip inaktif.
Pola penataan arsip inaktif dilaksanakan sesuai dengan pola penataan aslinya (original order) di dalam boks arsip yang standar. Pola penataan arsip inaktif dalam boks arsip dilaksanakan berdasarkan asal unit kerja pencipta arsip dan nomor urut boks arsip.
Pemeliharaan arsip inaktif pada pusat arsip dilaksanakan untuk menjamin arsip dapat digunakan dalam jangka waktu sesuai dengan jadwal retensi arsip. Pemeliharaan arsip inaktif dilaksanakan dengan cara menjaga kebersihan, keamanan, dan kelestarian arsip.
Ruangan arsip dalam jangka waktu tertentu dilaksanakan penyucihamaan atau fumigasi untuk menjamin arsip tidak terserang jamur, serangga dan hama penyakit. Penggunaan arsip inaktif hanya dilakukan oleh pegawai yang berhak untuk kepentingan dinas.
Waktu pinjam/penggunaan arsip inaktif paling lama 5 (lima) hari kerja.
Prosedur layanan arsip inaktif dilakukan dengan tahapan:
1. permintaan baik melalui lisan maupun tulisan;
2. pencarian arsip di lokasi simpan;
3. penggunaan tanda keluar;
4. pencatatan;
5. pengambilan atau pengiriman;
6. pengendalian;
7. pengembalian; dan
8. penyimpanan kembali.
Pengelolaan Arsip Statis
A. Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Pengelolaan arsip statis adalah suatu rangkaian kegiatan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, penggunaan dan pembinaan ataspelaksanaan serah arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan.
B. Pengelolaan Asip Statis
Pengelolaan arsip statis meliputi :
1. pengumpulan;
Pengumpulan arsip statis dilaksanakan melalui kegiatan :
a. penilaian;
b. penataan;
c. pembuatan daftar arsip statis.
Pimpinan lembaga kearsipan melakukan penilaian terhadap arsip statis yang diserahkan dari lembaga-lembaga negara, badan-badan pemerintah baik pusat maupun daerah, perguruan tinggi, dan/atau yang diperoleh dari badan-badan swasta dan/atau perorangan.
Penilaian dilakukan terhadapkelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai informasi dari arsip statis bagi bukti pertanggungjawaban nasional.
2. penyimpanan;
Penyimpanan arsip statis dilaksanakan sesuai dengan persyaratan tempat dan tata cara teknis penyimpanan arsip statis.
3. perawatan;
Perawatan arsip statis dilaksanakan melalui kegiatan pencegahan dan restorasi terhadap terjadinya kerusakan.
Perawatan arsip statis melalui kegiatan pencegahan ditujukan terhadap kondisi fisik dan informasi yang dikandung dalam arsip statis.
Perawatan arsip statis melalui kegiatan restorasi. ditujukan terhadap kondisi fisik arsip statis yang mengalami kerusakan.
Kegiatan pencegahan dilakukan dengan :
a. menyeleksi dan membersihkan kondisi fisik arsip statis;
b. mendokumentasikan informasi yang dikandung dalam arsip statis;
c. mensterilkan dari perusak arsip;
d. merestorasi arsip statis, yang kondisi fisiknya mengalami kerusakan, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai kegiatan restorasi arsip statis;
e. menyimpan arsip statis, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai penyimpanan arsip statis;
f. mengontrol tempat penyimpanan dan kondisi fisik arsip statis secara berkala;
g. kegiatan lain yang diperlukan.
Kegiatan restorasi dilakukan dengan :
a. mencatat kerusakan kondisi fisik yang terjadi pada arsip statis;
b. menentukan metode dan rangkaian tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis yang mengalami kerusakan;
c. melaksanakan tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis sesuai
dengan metode dan rangkaian tindakan perbaikan
4. penyelamatan;
Penyelamatan arsip statis dilaksanakan terhadap kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta informasi
yang dikandung dalam arsip statis.
5. penggunaan;
Arsip statis digunakan untuk kepentingan kegiatan pemerintahan, enelitian, pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta penyebaran informasi.
6. pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis, meliputi bidang :
a. arsip, baik dalam bentuk naskahnya maupun bentuk lainnya;
b. sumber daya manusia kearsipan;
c. sarana dan prasarana kearsipan.
Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis dilaksanakan melalui :
a. bimbingan;
b. konsultasi;
c. penyuluhan;
d. supervisi dan pemantauan;
e. pendidikan dan pelatihan;
f. kegiatan lain dalam rangka pembinaan.
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Pengelolaan arsip statis adalah suatu rangkaian kegiatan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, penggunaan dan pembinaan ataspelaksanaan serah arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan.
B. Pengelolaan Asip Statis
Pengelolaan arsip statis meliputi :
1. pengumpulan;
Pengumpulan arsip statis dilaksanakan melalui kegiatan :
a. penilaian;
b. penataan;
c. pembuatan daftar arsip statis.
Pimpinan lembaga kearsipan melakukan penilaian terhadap arsip statis yang diserahkan dari lembaga-lembaga negara, badan-badan pemerintah baik pusat maupun daerah, perguruan tinggi, dan/atau yang diperoleh dari badan-badan swasta dan/atau perorangan.
Penilaian dilakukan terhadapkelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai informasi dari arsip statis bagi bukti pertanggungjawaban nasional.
2. penyimpanan;
Penyimpanan arsip statis dilaksanakan sesuai dengan persyaratan tempat dan tata cara teknis penyimpanan arsip statis.
3. perawatan;
Perawatan arsip statis dilaksanakan melalui kegiatan pencegahan dan restorasi terhadap terjadinya kerusakan.
Perawatan arsip statis melalui kegiatan pencegahan ditujukan terhadap kondisi fisik dan informasi yang dikandung dalam arsip statis.
Perawatan arsip statis melalui kegiatan restorasi. ditujukan terhadap kondisi fisik arsip statis yang mengalami kerusakan.
Kegiatan pencegahan dilakukan dengan :
a. menyeleksi dan membersihkan kondisi fisik arsip statis;
b. mendokumentasikan informasi yang dikandung dalam arsip statis;
c. mensterilkan dari perusak arsip;
d. merestorasi arsip statis, yang kondisi fisiknya mengalami kerusakan, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai kegiatan restorasi arsip statis;
e. menyimpan arsip statis, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai penyimpanan arsip statis;
f. mengontrol tempat penyimpanan dan kondisi fisik arsip statis secara berkala;
g. kegiatan lain yang diperlukan.
Kegiatan restorasi dilakukan dengan :
a. mencatat kerusakan kondisi fisik yang terjadi pada arsip statis;
b. menentukan metode dan rangkaian tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis yang mengalami kerusakan;
c. melaksanakan tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis sesuai
dengan metode dan rangkaian tindakan perbaikan
4. penyelamatan;
Penyelamatan arsip statis dilaksanakan terhadap kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta informasi
yang dikandung dalam arsip statis.
5. penggunaan;
Arsip statis digunakan untuk kepentingan kegiatan pemerintahan, enelitian, pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta penyebaran informasi.
6. pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis, meliputi bidang :
a. arsip, baik dalam bentuk naskahnya maupun bentuk lainnya;
b. sumber daya manusia kearsipan;
c. sarana dan prasarana kearsipan.
Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis dilaksanakan melalui :
a. bimbingan;
b. konsultasi;
c. penyuluhan;
d. supervisi dan pemantauan;
e. pendidikan dan pelatihan;
f. kegiatan lain dalam rangka pembinaan.
Langganan:
Postingan (Atom)